Versandkosten sichtbar machen, bevor optimiert wird
Porto- und Versandkosten erscheinen häufig als vergleichsweise kleine Einzelbeträge. Über zahlreiche Organisationseinheiten, Pakete, Expresssendungen, Auslandspost und Kurierfahrten können daraus jedoch erhebliche Gesamtkosten entstehen.
Die Hauptseite von Post.FM-Connect.com sieht bereits die tägliche Erfassung von Portoverbrauch und das Auffüllen der Frankiermaschine als typische Poststellenaufgaben vor. Die Ausführungsplanung behandelt darüber hinaus Portooptimierung, Sortierung nach Versandart und mögliche Konsolidierungsdienstleister. Ein eigenständiges Versandkostencontrolling fehlt bislang.
Versandkosten transparent und wirtschaftlich steuern
Kosten zunächst vollständig erfassen
Zum Versandaufwand gehören nicht nur Briefmarken beziehungsweise Frankierwerte.
Je nach Organisation sind relevant:
Für Managemententscheidungen sollten diese Kosten in einer gemeinsamen Sicht zusammengeführt werden.
Sendungsmengen mit Kosten verbinden
Ein Monatswert von 20.000 Euro sagt allein wenig aus.
Erst die Verbindung mit Mengen zeigt, wodurch Kosten entstehen.
Beispiel:
|
| Standardbrief | … | … | … |
| Paket | … | … | … |
| Express | … | … | … |
Dadurch werden relevante Kostentreiber sichtbar.
Kostenstellen sinnvoll zuordnen
Bei dezentral verursachten Sonderverkehren kann eine interne Kostenverrechnung sinnvoll sein.
Insbesondere:
Express,
international,
Kurier,
große Paketmengen
können einem verursachenden Bereich zugeordnet werden.
Die Poststelle sollte daraus jedoch kein kompliziertes Verrechnungssystem entwickeln, dessen Administration teurer ist als der Steuerungsnutzen.
Expresskosten gesondert betrachten
Hohe Expresskosten können auf echten Geschäftsbedarf zurückzuführen sein.
Sie können aber auch ein Prozessindikator sein:
Unterlagen zu spät fertiggestellt,
reguläre Abholzeit verpasst,
interne Laufzeit zu lang.
Deshalb sollten häufige Expressverkehre nicht nur kostenmäßig, sondern auch prozessual analysiert werden.
Möglichkeiten können abhängig von Mengen und Dienstleistermodell sein:
Sendungen konsolidieren,
geeignete Versandprodukte wählen,
unnötige Expressoptionen vermeiden,
digitale Kommunikation nutzen,
Massenversand bündeln.
Die vorhandene Strategie sieht die tagesgenaue und portooptimierte Übergabe an Sortier- beziehungsweise Konsolidierungsdienstleister bereits ausdrücklich als Zielbild vor.
Unterfrankierung, doppelte Frankierung oder falsches Versandprodukt erzeugen:
Zusatzkosten,
Verzögerungen,
Nacharbeit.
Solche Vorgänge sollten als Fehlerkategorie erfasst werden.
Budget und Forecast entwickeln
Auf Basis historischer Mengen und bekannter Veränderungen kann ein Jahresforecast entstehen.
Dabei können berücksichtigt werden:
Preisänderungen,
Organisationswachstum,
Digitalisierung,
geplante Mailings,
Standortänderungen.
Damit wird das Postbudget planbarer.
Kosten mit Servicequalität abgleichen
Die billigste Versandart ist nicht automatisch die wirtschaftlichste.
Bei kritischer Post können Tracking, Laufzeit und Zustellnachweis zusätzlichen Wert besitzen.
Kostenoptimierung sollte deshalb nie isoliert von der erforderlichen Servicequalität erfolgen.
Ein schlankes Cockpit kann enthalten:
Vom Portokonto zur wirtschaftlichen Steuerung
Die zentrale Frage lautet nicht:
„Wie viel Porto haben wir geladen?“
Sondern:
„Welche Sendungen verursachen welche Kosten, welche davon sind betrieblich erforderlich und wo können wir durch bessere Prozesse, Digitalisierung oder Anbieterwahl wirtschaftlicher werden?“
Damit wird Versandkostenkontrolle zu einem echten FM-Controllingprozess.
