Öffnungs- und Verteilregeln eindeutig festlegen
Eine zentrale Poststelle soll eingehende Geschäftspost schnell verarbeiten und zunehmend auch digitalisieren. Gleichzeitig gehen Sendungen ein, die an bestimmte Personen gerichtet, als vertraulich gekennzeichnet oder aus anderen Gründen nicht wie gewöhnliche Geschäftspost verarbeitet werden sollen.
Die bestehende Ausführungsplanung weist bereits darauf hin, dass die Organisation ausdrücklich definieren muss, welche Post geöffnet beziehungsweise digitalisiert und welche ungeöffnet weitergeleitet wird. Auch für sensible interne Sendungen empfiehlt FM-Connect eine geschützte beziehungsweise persönliche Übergabe.
Vertrauliche Sendungen sicher und klar behandeln
Ein belastbarer Prozess sollte unterscheiden können zwischen beispielsweise:
allgemeiner Geschäftspost,
Funktionspost,
namentlich adressierter Geschäftspost,
persönlicher/vertraulicher Post,
erkennbar privater Post,
besonders schutzbedürftigen Sendungen.
Die genaue Behandlung muss zur Organisation und deren arbeits-, datenschutz- und betriebsinternen Regelungen passen.
Postgeheimnis richtig einordnen
Das aktuelle Postgesetz verpflichtet insbesondere diejenigen zur Wahrung des Postgeheimnisses, die geschäftsmäßig Postdienstleistungen erbringen oder daran mitwirken. Für die interne Bearbeitung von Arbeitnehmerpost in einem Unternehmen sind daneben unter anderem Datenschutz, Arbeitsverhältnis, betriebliche Regelungen und gegebenenfalls Mitbestimmung zu beachten.
Daraus folgt für das FM: Eine pauschale improvisierte Öffnungspraxis ist ungeeignet.
Die zulässigen Bearbeitungsregeln sollten vorher durch die zuständigen Unternehmensfunktionen – insbesondere HR, Datenschutz und gegebenenfalls Recht sowie Betriebsrat – geklärt und schriftlich festgelegt werden.
Die Arbeitsanweisung sollte festlegen, wie mit Vermerken umzugehen ist wie:
Das Poststellenpersonal sollte solche Kennzeichnungen nicht jedes Mal individuell interpretieren müssen.
Digitalisierung benötigt dieselbe Regelklarheit
Der Scanprozess schafft eine zusätzliche Verarbeitungsebene.
Eine Sendung, die ungeöffnet an einen Empfänger weiterzuleiten ist, darf nicht deshalb geöffnet werden, weil der normale Eingangspostprozess grundsätzlich digitales Scannen vorsieht.
Das Regelwerk muss deshalb bereits vor dem Scanner entscheiden:
Scan zulässig?
Scan nicht zulässig?
Sonderworkflow?
Die vorhandene Strategie der Microsite setzt stark auf digitale Bereitstellung und automatisierte Eingangspostbearbeitung. Gerade deshalb ist diese vorgelagerte Klassifizierung entscheidend.
Vertrauliche Unterlagen sollten nicht offen auf:
Geeignete Möglichkeiten sind beispielsweise geschlossene Umschläge, gesicherte Fächer oder persönliche Übergabe.
Vertretung im Voraus regeln
Eine vertrauliche Sendung an eine länger abwesende Führungskraft kann betrieblich kritisch sein.
Der Umgang mit solchen Situationen sollte nicht von der Poststelle spontan entschieden werden.
Es benötigt klare Vorgaben:
bleibt ungeöffnet liegen,
wird an eine benannte Vertretung übergeben,
wird der Empfänger informiert,
erfolgt eine andere definierte Behandlung?
Fehler als Datenschutz- und Qualitätsereignis behandeln
Wird eine besonders geschützte Sendung falsch geöffnet oder fehlgeleitet, sollte dies nicht lediglich still korrigiert werden.
Je nach Sachverhalt kann eine definierte Meldung an zuständige Funktionen erforderlich sein.
Klare Regeln schützen Mitarbeiter und Poststelle
Das Ziel ist nicht, möglichst viele Sendungen als Sonderfall zu behandeln.
Eine gute Regelung beantwortet vielmehr bereits vor dem Eingang:
Welche Post darf wie verarbeitet werden,
welche muss geschlossen bleiben und
wie wird sie trotzdem schnell und sicher an den richtigen Empfänger gebracht?
Damit werden Datenschutz, Vertraulichkeit und effizienter Postbetrieb miteinander vereinbar.
