Post- und Paketlogistik frühzeitig in Bauplanung integrieren
Die Integration betrieblicher Post- und Paketdienste in die Planungs- und Bauphase von Neubau- oder Sanierungsprojekten ist entscheidend für einen reibungslosen, zukunftssicheren und effizienten Betrieb. Werden Anforderungen des Postdienstes frühzeitig im Rahmen des planungs- und baubegleitenden Facility Managements (FM) berücksichtigt, lassen sich logistische Engpässe, Nachrüstungen und Sicherheitsrisiken vermeiden – bei gleichzeitig höherer Servicequalität und Betriebseffizienz. Post- und Paketdienste sind integraler Bestandteil moderner Arbeitswelten. Eine vorausschauende Einbindung in die Gebäudeplanung sichert langfristig Funktionalität, Servicequalität und reibungslose Betriebsabläufe. Die Schnittstelle zwischen Planung, Technik und operativem Service muss gezielt koordiniert werden. Bereits ab Leistungsphase 1–3 (HOAI) sollten betriebliche Postdienste im Facility Management-Konzept berücksichtigt und in die Planung integriert werden. Neben Flächenbedarfen und Sicherheitsaspekten sind auch Prozesse, Systemanforderungen und Nutzungsvariabilität zu definieren. Das FM übernimmt dabei die Rolle als Nutzervertretung, Koordinator und späterer Betreiber.
FM-gerechte Planung betrieblicher Postdienste im Neubau
Flächenbedarf und Lage der Poststelle: Zentral gelegen, gut zugänglich für Logistik, Mitarbeitende und ggf. Besucherverkehr. Ausreichend bemessene Annahme-, Sortier- und Übergabebereiche.
Zufahrtswege und Andienungskonzepte: Separater Lieferantenzugang, Andienung über Rampe oder Ladehof, konfliktfrei mit dem restlichen Verkehrsfluss im Gebäude.
Sicherheits- und Zutrittskonzept: Trennung von Lieferanten- und Mitarbeiterzugängen, Videoüberwachung, Einlasskontrolle, ggf. Schleusenbereiche.
Integration von Paketstationen/Schließfachanlagen: Platzierung in öffentlichen Zonen (z. B. Foyer, Zwischenebenen) oder in Mitarbeitendenbereichen – mit Stromversorgung, Datenanschluss und Wetterschutz.
Technische und bauliche Ausstattungsanforderungen
Netzanbindung & IT-Vernetzung: Einbindung der Poststelle in das Firmennetzwerk zur Nutzung von Post-Management-Systemen, Scannertechnik, Barcode-Infrastruktur.
Strom- und Datenanschlüsse für Smart-Locker: Bei Integration digitaler Schließfachsysteme sind Anschlüsse frühzeitig zu definieren – inkl. USV-Anbindung bei sicherheitsrelevanter Nutzung.
Klimatisierung und Schutz vor Witterungseinflüssen: Bei Außenlösungen oder offenen Anlieferbereichen ist ein Witterungsschutz durch Überdachungen, Rolltore, Luftschleusen vorzusehen.
Ergonomie und Arbeitsschutz: Arbeitstische, Lagerfächer, Stellflächen, Hubwagen, Rampen – unter Berücksichtigung der ergonomischen und sicherheitstechnischen Anforderungen.
Prozessdefinition und Betreiberanforderungen
Zustellprozesse und Laufwege planen: Minimierung interner Wege, sichere Übergabepunkte, definierte Übergaberoutinen für interne Postverteilung.
Integration in CAFM- und Sicherheitssysteme: Übergabeprozesse, Wartung der Anlagen (z. B. Paketstationen), Zutrittsprofile, Alarmierung – alles über zentrale Systeme steuerbar.
Vorbereitung für hybride Postprozesse: Kombination aus klassischer Hauspost, digitaler Poststelle (z. B. Scanning), und Paketdiensten (DHL, UPS, interne Kuriere).
Schnittstellenmanagement im Bauprozess
Abstimmung mit Architekten, TGA-Planung, Sicherheit und IT: Relevante Anforderungen müssen koordiniert und in die Fachplanungen integriert werden – einschließlich Lastgänge, Netzwerkstruktur und Brandschutz.
Einbindung in Nutzerabstimmungen und Mieteranforderungen: Klärung individueller Anforderungen z. B. für große Fachbereiche, Forschung, Verwaltung oder externe Dienstleister.
Baubegleitende Qualitätskontrolle durch FM: Überwachung der Einhaltung von Anforderungen, Testläufe der Systeme, Validierung der Funktionsfähigkeit vor Übergabe in den Regelbetrieb.
Erfolgsfaktoren für ein zukunftssicheres Postdienstkonzept
Digitalisierbarkeit und Automatisierungspotenzial: Integration in übergeordnete Systeme (Intranet, Besuchermanagement, App), automatisierte Benachrichtigung und Zugriffslösungen.
Sicherheit, Transparenz, Effizienz: Klare Abläufe, digital nachverfolgbar, mit definierten Eskalationen und Rückmeldestrukturen.
Servicequalität auf Hotel-Niveau: Komfortable Zustellung, freundlicher Empfang, persönliche Benachrichtigungen – als Teil eines hochwertigen Arbeitsplatzkonzepts.
