Klare Vorgaben für sichere und einheitliche Postdienste
Für den sicheren, effizienten und rechtskonformen Betrieb betrieblicher Postdienste ist eine anweisende Dokumentation unverzichtbar. Sie definiert verbindliche Handlungsanweisungen für alle beteiligten Rollen – von der Postannahme über interne Zustellungen bis hin zu Rückläufern und Sonderfällen. Im Unterschied zu rein informativen Beschreibungen geht es bei der anweisenden Dokumentation um konkrete, verpflichtende Vorgaben, die im Alltag umgesetzt und regelmäßig überprüft werden müssen. Die anweisende Dokumentation ist zentraler Bestandteil der Betreiberverantwortung im Facility Management. Sie gewährleistet standardisierte Abläufe, klare Zuständigkeiten, rechtssichere Prozesse und einheitliche Servicequalität – auch bei Vertretung, Störung oder Dienstleisterwechsel. Alle Abläufe im Postprozess – von der Anlieferung bis zur Ausgabe – sollten in klar strukturierten, nachvollziehbaren und zugänglich gehaltenen Dokumenten geregelt sein. Verantwortlichkeiten, Eskalationen, Prüfpunkte und Besonderheiten (z. B. persönliche Sendungen, Expressdienste) sind ausdrücklich zu benennen. Die Dokumente sind versioniert, regelmäßig zu prüfen und in Schulungen zu verankern.
Anweisende Dokumentation für Postprozesse im Betrieb
Betriebssicherheit und Kontinuität: Klar definierte Standards stellen sicher, dass die Postversorgung auch bei Ausfällen oder Vertretung nahtlos funktioniert.
Haftungssicherheit und Regelkonformität: Abbildung der Betreiberverantwortung gemäß § 823 BGB, DSGVO, interner Richtlinien, Prüfpflichten.
Qualitätssicherung im laufenden Betrieb: Vermeidung von Fehlern, Verlusten und Unklarheiten durch geregelte Prozesse.
Grundlage für Dienstleistersteuerung: Vorgaben für beauftragte Postdienstleister, Empfangsservices oder Sicherheitsdienste – auch in Form von SLA-Standards.
Allgemeiner Teil
Zweck der Dokumentation
Geltungsbereich (z. B. nur Hauptstandort, mehrere Standorte, externe Partner)
