Bei Neubauten und umfassenden Sanierungen stellt sich regelmäßig die Frage, welche Bestandteile des betrieblichen Postdienstes durch den Generalunternehmer (GU) im Rahmen des Standardleistungsbilds umgesetzt werden – und welche Anforderungen im Rahmen des Nutzerausbaus erfolgen müssen. Gerade bei modernen Postprozessen mit digitalen Systemen, Paketstationen, Sicherheitsanforderungen und Services auf Hotel-Niveau ist eine frühzeitige und klare Abgrenzung unerlässlich, um Medienbrüche, Nachrüstungen und Nutzungskonflikte zu vermeiden. Die organisatorische und technische Trennung zwischen GU-Leistung und nutzerspezifischem Ausbau im Bereich Postdienste ist zwingend erforderlich. Nur so lässt sich ein hochwertiger, effizienter und digital integrierter Postprozess im Betrieb sicherstellen. Im Rahmen der Planung sollte ein Postdienstkonzept mit abgestimmten Schnittstellen und Zuständigkeiten erstellt werden. Dieses Konzept muss in die TGA-Planung, IT-Anforderungen und bauliche Umsetzung integriert werden – unter aktiver Mitwirkung des Facility Managements.
Postprozessplanung mit Schnittstellenkompetenz im FM
Rohbau und Grundflächen: Herstellung der Räumlichkeiten für Postannahme, Verteiler- und Sortierbereiche, ggf. Lagerräume für Paket- und Kurierpost.
Basistechnik: Standardmäßige Strom- und Datenanschlüsse, allgemeine Beleuchtung, Lüftung, Wand- und Bodenbeläge ohne fachspezifische Ausstattung.
Anlieferzone und Zugangskonzept: Bauliche Erschließung für Lieferanten inkl. Rampe oder Ladehof, ggf. Schleusenzonen (ohne operative Zutrittslogik).
Grundausstattung Poststelle: Leerer Raum mit Basisinfrastruktur, ohne Möblierung, IT-Systeme oder betriebliche Postlogistik-Komponenten.
Typische Nutzerausbauten und Sonderanforderungen
Möblierung und Ergonomieausstattung: Arbeitsplätze, Sortiertische, Regalsysteme, Hubwagen, Waagen, Frankier- und Scangeräte.
Digitale Postmanagementsysteme: Software für Pakettracking, Scanning, Benutzerbenachrichtigung, Versandlogistik – inkl. Systemintegration in Intranet oder CAFM.
Paketstationen und Smart-Locker-Systeme: Installation und Konfiguration von Schließfächern mit QR-/PIN-Zugang, Stromversorgung, Netzwerkanschluss, Backend-Anbindung.
Zutritts- und Sicherheitstechnik: Zutrittssteuerung mit Rollenprofilen, Videoüberwachung, Alarmierung bei Manipulationsversuch, ggf. Integration in Gebäudeleittechnik.
Service- und Conciergekomponenten: Services auf Hotel-Niveau (z. B. Rückversand, Empfang persönlicher Sendungen, persönliche Zustellung) benötigen personelle und infrastrukturelle Zusatzleistungen.
Schnittstellen und Abgrenzungskriterien
Technische Schnittstellen: Übergabepunkte für Strom, Netzwerk, Raumklima – klare Beschreibung, was GU herstellt und wo Nutzertechnik beginnt.
Funktionale Schnittstellen: Trennung zwischen baulicher Infrastruktur und Nutzung durch spezifische Logistikprozesse, z. B. Scanvorgänge, Buchungsportale, Paketzuweisung.
Sicherheits- und Betreiberverantwortung: Festlegung, wer welche Bereiche betreibt, wartet und dokumentiert – z. B. GU für Türsystem, Nutzer für Zutrittslogik und Systempflege.
Systemintegration und IT-Verantwortung: Trennung zwischen allgemeinem Netzwerkzugang (GU) und Systemintegration in HR-, CAFM- oder Besucherportale (Nutzer).
Empfehlungen für Planung und Ausführung
Nutzeranforderungen frühzeitig abstimmen: Zentrale Koordination durch Facility Management mit Postdienstleister, IT und Sicherheitsbeauftragten.
Postdienstkonzept mit Zuständigkeiten entwickeln: Dokumentation der gewünschten Abläufe, Technik, Flächenlogik und Verantwortlichkeiten – Grundlage für TGA und Möblierung.
Gewerkespezifische Leistungsgrenzen definieren: In Ausschreibungen und GU-Verträgen klar zwischen GU-Pflichten (z. B. Raumherstellung) und Nutzerwünschen (z. B. Schließfachsysteme) differenzieren.
Nachrüstungsaufwand vermeiden: Reserven für Strom, Daten, Stellflächen, Möblierung und spätere Automatisierung bereits in GU-Phase vorsehen.
Nutzen und Wirkung einer klaren Abgrenzung
Vermeidung von Mehrkosten und Verzögerungen: Klare Zuständigkeiten reduzieren Nachrüstungen, Umplanungen und Schnittstellenprobleme.
Technisch durchgängige Prozesse: Medienbruchfreie Integration von Software, Systemen und Abläufen – ohne nachträgliche Umbauten.
Sicherstellung von Betreiberverantwortung: Klare Dokumentation der Zuständigkeiten und Wartungspflichten erhöht Rechtssicherheit.
Servicequalität im Betrieb: Hochwertige Postdienste mit durchgängiger Nutzerorientierung und digitalen Prozessen sind nur bei vollständiger Funktionsfähigkeit realisierbar.
