Vorlagen & Konzepte für moderne Postorganisation & Digitalisierung & FM
Digitale Postdienste im Facility Management
Für das Thema betriebliche Postdienste bietet der FM-Dokumentenshop genau die Bausteine, die man braucht, um von der klassischen Poststelle zur digital integrierten Serviceeinheit zu kommen – inklusive Archivierung, KI-unterstützter Posteingangsprozesse, Organisation der Poststelle (Eigenleistung vs. Outsourcing) und klar definierten Servicelevels.
Damit lassen sich Konzepte zu Digitalisierung der Post, Schließfächern, Paketstationen, Intranet-Selfservice, Qualifizierung und Organisationsalternativen mit praxiserprobten Mustern, Checklisten und Konzepten aus dem Dokumentenshop hinterlegen – von der Rechtskonformität (AO, HGB, GoBD, DSGVO) über Prozessdesign bis hin zu KPIs und SLA-Steuerung.
Aufbauorganisation FM: Standort, hoher Eigenleistungsanteil
Beschreibt ein Organisationsmodell mit hohem Eigenleistungsanteil, in dem u. a. Poststelle, Empfang und Service Desk mit eigenem Personal betrieben werden – ideal, wenn Postdienste als interne Serviceeinheit mit klaren Rollen und Verantwortlichkeiten aufgestellt werden sollen.)
Aufbewahrungsfristen von Dokumenten
Checkliste inkl. Excel-Übersicht zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für rund 130 Dokumentenarten – eine praxisnahe Grundlage, um digitale und physische Postdokumente revisionssicher im Post- und Archivprozess zu führen.
Auswirkungen von KI, Digitalisierung, Globalisierung und Automatisierung
Strategisches Konzept, das zeigt, wie KI, IoT und Automatisierung FM-Services verändern – inkl. Empfehlungen für Daten- & Compliance-Management. Hilft, Post- und Dokumentenservices in eine zukunftsfähige, digital geprägte FM-Strategie einzubetten.
Digitalisierung von Archiven und Firmenpost
Kernunterlage für Ihr Post-Microsite-Thema: beschreibt den Umstieg von Papier auf digitale Prozesse, inkl. OCR, Workflows, GoBD-/AO-/HGB-Konformität, DSGVO-Löschkonzepte und Integration in ERP/CRM – perfekt zur Hinterlegung Ihres Ansatzes „Post wird digitalisiert“ mit einem belastbaren Fachkonzept.
Empfangsstrategien für Sicherheit und Image
Konzept „Happy Gate“ mit Themen wie Besuchermanagement, Zugangskontrollen sowie Post- & Paketannahme. Ideal, wenn Poststelle, Paketstationen und Empfang zu einem einheitlichen Front-Office-/Service-Cluster verschmolzen werden sollen.
FM als zentrales Dienstleistungszentrum
Beschreibt ein zentrales FM-Dienstleistungszentrum mit vereinheitlichten Prozessen, SLAs und klaren Schnittstellen. Postdienste lassen sich damit als modularer Servicebaustein in ein gesamthaft gesteuertes FM-Servicecenter integrieren.
Korrekte Aktenvernichtung
Konvolut mit Anleitung und Workflow zur DSGVO-konformen Vernichtung von Akten und Datenträgern – wichtig für Poststellen, die nach dem Scannen physische Originale datenschutzgerecht aussteuern und entsorgen müssen.
Künstliche Intelligenz im Facility Management
Fokussiert explizit auf Archiv- und Posteingangsprozesse und zeigt, wie KI etwa bei Klassifikation, Routing und automatisierter Vorgangsbearbeitung eingesetzt werden kann – direkt anschlussfähig an Ihre Aussagen zur Automatisierung und hybriden Arbeit im Postdienst.
Service-Level & Leistungsmessung
Memorandum mit SLA-/KPI-Tool für FM-Services. Lässt sich hervorragend nutzen, um für Postdienste (Laufzeiten, Zustellquoten, Scandurchlaufzeiten, Qualität beim Scandienstleister) messbare Servicelevels aufzusetzen und intern wie extern zu steuern.
Verzeichnis von FM-Leistungen nach Normativen
Excel-Verzeichnis zur Standardisierung von FM-Leistungen gemäß DIN EN 15221-4 und GEFMA 100‑2 – hilfreich, um Postdienste als klar benannten Service im eigenen FM-Leistungskatalog zu verankern und sauber gegen andere Infrastrukturleistungen abzugrenzen.
Praxisdokumente für Ihre Postdienstorganisation
Wenn Sie Ihre Postdienste strategisch weiterentwickeln – von der klassischen Hauspost über Paketstationen bis zur voll digitalisierten, KI-unterstützten Posteingangsbearbeitung –, lohnt sich ein Blick in unseren FM-Dokumentenshop: Dort finden Sie die passenden Unterlagen, um Konzepte, Prozesse und Compliance im Bereich Postdienste fundiert zu hinterlegen und zügig in die Umsetzung zu bringen.