Postdienste im Facility Management

Facility Management: Postdienste

POST WIRD DIGITALISIERT. SCANNEN UND AUTOMATISIERTE VORGANGSBEARBEITUNG UNTERSTÜTZEN HYBRIDES ARBEITEN. BESTENFALLS QUALITÄTSGESICHERT.

Eingehende Briefpost wird idealerweise direkt nach der Zustellung gescannt und möglichst automatisiert bearbeitet, dann digital bereitgestellt. Die Übergabe der Post an den Scandienstleister erfolgt am besten über ein Schließfach. Die Hauspost und Pakete können ebenfalls über Schließfächer per App verwaltet werden. Ausgehende Briefpost wird tagesgenau und portooptimiert über einen Sortierdienstleister versendet.

Organisationsentwicklung

Konzeption
Aufgaben
Geschäftsprozesse
Postaufkommen
Trends
Optimierung
Inklusion

Konzeption der Postdienste

Dokumentenverwaltung im Druckzentrum

Effiziente Überwachung der Druckprozesse im Facility Management.

Im Rahmen technologischer Weiterentwicklungen und in Anbetracht einer vorhersehbar geringeren Personalkapazität im Bereich der Postdienste präsentieren wir als Teil der Organisationsentwicklung im Facility Management einen Entwurf für die zukünftigen Postdienste. Dabei nehmen wir die jeweils möglichen Alternativen in Betracht.

Das bezieht sich auf die Posteingangsbearbeitung, die Postverteilung und die Postausgangsbearbeitung, wobei auch der bisherige Geräteeinsatz berücksichtigt wird.

Dieser Vorschlag stellt die Grundlage für alle weiteren Maßnahmen dar.

Die Geschäftsprozesse der Poststelle können je nach Unternehmen unterschiedlich sein:

Entgegennahme der eingehenden Post: Die Poststelle ist verantwortlich für die Entgegennahme der eingehenden Post. Dazu gehört die Annahme von Briefen, Paketen und anderen Sendungen. Die Post wird dann sortiert und an die entsprechenden Empfänger weitergeleitet.
Prüfung der eingehenden Post: Vor der Weiterleitung wird die Post von der Poststelle auf Schäden oder Beschädigungen überprüft. Falls erforderlich, wird die Post repariert oder neu verpackt, um sicherzustellen, dass sie in gutem Zustand an den Empfänger weitergeleitet wird.
Scannen der Post: Die Poststelle kann die eingehende Post auch scannen, um sie elektronisch zu archivieren und zu organisieren. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, schneller auf eingehende Post zu reagieren und den Überblick über wichtige Dokumente zu behalten.
Vorbereitung der ausgehenden Post: Die Poststelle ist auch für die Vorbereitung ausgehender Post zuständig. Dazu gehört das Sortieren und Verpacken der Post sowie das Anbringen von Adressaufklebern und Porto. Wenn erforderlich, können auch Dokumente gedruckt, gefaltet oder gebunden werden.
Versand der Post: Die Poststelle ist für den Versand der ausgehenden Post verantwortlich. Dies umfasst die Organisation des Transports und die Auswahl des richtigen Versanddienstleisters. Die Poststelle überwacht auch den Versand und stellt sicher, dass die Post pünktlich ankommt.
Überwachung des Postverkehrs: Die Poststelle ist auch für die Überwachung des Postverkehrs zuständig. Dazu gehört die Verfolgung von Paketen und anderen Sendungen sowie die Kommunikation mit dem Versanddienstleister, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.
Archivierung von Dokumenten: Die Poststelle kann auch für die Archivierung von Dokumenten zuständig sein. Dies umfasst die Organisation und Verwaltung von Papierdokumenten sowie die elektronische Archivierung von Dokumenten. Dadurch kann das Unternehmen wichtige Dokumente schnell und einfach finden und darauf zugreifen.

Aufgaben der Poststelle. z.B.:

Sortierung der Eingangspost und Ermittlung der Empfänger nach Kostenstellen
Zustellung der externen und internen Post auf ingesamt 6 Touren von denen 4 Touren zweimal am Tag gelaufen werden (zwischen 8:00 Uhr und 14:00 Uhr)
Frankieren der Ausgangspost
Kontrolle und einfache Wartungsarbeiten der Frankiermaschine
Erfassung des täglichen Verbrauchs von Porto
Auffüllen von Porto
Ermittlung von Materialbedarf (Briefumschläge, Etiketten etc)
Vorbereitung und Abwicklung von Einschreiben
Kommunikation zu Änderungen der Öffnungszeiten/Abhol- und Lieferzeiten
Bearbeitung von Rückfragen mit Scandienstleister
Annahme von Reisekostenabrechnungen

Geschäftsprozesse der Postbearbeitung

Die Poststelle eines Unternehmens verwaltet den Posteingang und -ausgang. Zu ihren Aufgaben gehören die Annahme und Bearbeitung der eingehenden Post, die Vorbereitung der ausgehenden Post und die Weiterleitung der Post an die jeweiligen Abteilungen.

Das Postaufkommen wird dokumentiert:

National / International
Standard, Kompakt, Groß, Maxi, Einschreiben, Werbung, Kataloge, ..

Es gibt einige Trends, die die Poststellen der Zukunft beeinflussen werden:

Automatisierung: Poststellen werden zunehmend automatisiert, um die Effizienz und Geschwindigkeit zu steigern. Beispielsweise könnten automatisierte Sortiermaschinen eingesetzt werden, um die Post zu sortieren.
Digitalisierung: Die Digitalisierung wird dazu führen, dass immer mehr Postsendungen elektronisch verschickt werden. Dies könnte dazu führen, dass Poststellen ihre Dienstleistungen erweitern, um auch digitale Post zu verarbeiten und zu speichern.
Personalisierte Dienstleistungen: Kunden werden zunehmend personalisierte Dienstleistungen erwarten, wie zum Beispiel die Zustellung von Paketen an bestimmten Orten oder zu bestimmten Zeiten.
Nachhaltigkeit: Nachhaltigkeit wird in Zukunft eine noch wichtigere Rolle spielen. Poststellen könnten daher vermehrt auf umweltfreundliche Verpackungen setzen und alternative Zustellmethoden wie Fahrradkuriere oder elektrische Fahrzeuge einsetzen.
Künstliche Intelligenz: Künstliche Intelligenz könnte Poststellen dabei helfen, ihre Prozesse zu optimieren und noch effizienter zu gestalten. Beispielsweise könnten Algorithmen dabei helfen, die Zustellrouten zu optimieren oder die Postsortierung zu automatisieren.

Es gibt eine Vielzahl von Optimierungen, die in Poststellen von Unternehmen möglich sind, um die Effizienz und Produktivität zu steigern und Kosten zu reduzieren:

Automatisierung: Die Automatisierung von Routineaufgaben, wie beispielsweise der Verarbeitung von eingehender Post oder der Vorbereitung von ausgehender Post, kann die Produktivität erhöhen und Fehler reduzieren.
Digitalisierung: Die Digitalisierung von Dokumenten und Prozessen kann die Poststelle effizienter und flexibler machen. Digitale Dokumente können schneller bearbeitet, archiviert und wiedergefunden werden.
Prozessoptimierung: Eine regelmäßige Überprüfung und Optimierung der Geschäftsprozesse in der Poststelle kann die Effizienz verbessern und Engpässe beseitigen. Durch die Implementierung von Best Practices und die Verbesserung von Arbeitsabläufen können Kosten gesenkt und Fehler reduziert werden.
Outsourcing: Die Auslagerung bestimmter Aufgaben an externe Dienstleister kann dazu beitragen, die Poststelle schlanker und effizienter zu gestalten. Durch die Auslagerung von Aufgaben, die keine Kernkompetenzen des Unternehmens darstellen, können Kosten reduziert und die Qualität verbessert werden.
Schulung und Weiterbildung: Eine kontinuierliche Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter in der Poststelle kann dazu beitragen, ihre Fähigkeiten und Kenntnisse zu verbessern und die Effizienz zu steigern. Eine verbesserte Schulung kann auch dazu beitragen, Fehler zu reduzieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern.
Integration von Technologie: Die Integration von Technologie wie z.B. Barcode-Scanner oder RFID-Technologie kann die Nachverfolgung von Paketen und Briefen verbessern und somit die Lieferzeit reduzieren.
Veränderung der Arbeitsweise: Eine Anpassung der Arbeitszeiten und der Arbeitsweise in der Poststelle, z.B. durch Einführung von Schichtarbeit oder flexiblen Arbeitszeiten, kann dazu beitragen, die Arbeit in der Poststelle effizienter und produktiver zu gestalten.

Eine inklusive Poststelle schafft eine Arbeitsumgebung, in der Mitarbeiter mit unterschiedlichem Hintergrund und unterschiedlichen Fähigkeiten gleichermaßen wertgeschätzt werden und ihre Fähigkeiten und Talente vollständig nutzen können:

Barrierefreiheit: Eine inklusive Poststelle sollte für alle Mitarbeiter zugänglich und barrierefrei sein. Dies bedeutet, dass beispielsweise Arbeitsplätze für Rollstuhlfahrer oder geeignete Beleuchtung für Sehbehinderte bereitgestellt werden.
Schulung und Weiterbildung: Eine inklusive Poststelle kann durch Schulungen und Weiterbildungsprogramme für Mitarbeiter geschaffen werden, die die Sensibilität für die Bedürfnisse von Kollegen mit unterschiedlichen Hintergründen und Fähigkeiten fördern.
Diversität: Eine inklusive Poststelle sollte ein Arbeitsumfeld schaffen, das die Diversität der Mitarbeiter respektiert und schätzt. Dies bedeutet, dass unterschiedliche Hintergründe, Erfahrungen und Fähigkeiten als wertvolle Ressourcen betrachtet werden, die zum Erfolg der Poststelle beitragen können.
Unterstützung bei Behinderungen: Eine inklusive Poststelle kann Mitarbeitern mit Behinderungen Unterstützung bieten, um ihre Fähigkeiten und Talente vollständig nutzen zu können. Dies kann beispielsweise durch die Bereitstellung von technischen Hilfsmitteln oder die Anpassung von Arbeitsbedingungen erfolgen.
Gemeinschaftsbildung: Eine inklusive Poststelle kann ein Gemeinschaftsgefühl fördern, das alle Mitarbeiter gleichermaßen einschließt. Dies kann durch gemeinsame Aktivitäten und Veranstaltungen oder durch die Förderung einer offenen und unterstützenden Arbeitsumgebung erreicht werden.

Nutzen

Insgesamt kann die Schaffung einer inklusiven Poststelle dazu beitragen, die Mitarbeiterzufriedenheit und Motivation zu steigern, die Produktivität zu verbessern und das Unternehmen zu stärken.