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FM-Solutionmaker: Gemeinsam Facility Management neu denken

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Facility Management: Postdienste » Strategie » Timeline

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  • Bedarfsanalyse & Grundsatzkonzept (April 2025-Juni 2025)

    Analyse des gegenwärtigen und prognostizierten Post- und Paketaufkommens (Briefe, Pakete, Kuriersendungen).

    Betrachtung neuer Anforderungen wie Paketstationen (z. B. DPD, UPS) für Mitarbeitende:

    Ermittlung des potenziellen Bedarfs (wie viele Mitarbeitende nutzen private Paketsendungen ins Büro?).

    Standortprüfung für die Paketstationen (Innen- oder Außenbereich, Strom- und ggf. Netzwerkanschluss).

    Prüfung der vorhandenen Ressourcen (Räume, Personal, Ausstattung, Digitalisierungsgrad).

    Einbezug relevanter Trends: elektronischer Postverkehr, Paketboom (E-Commerce), Nachhaltigkeitsziele.

    Erstellung eines Grobkonzepts mit Kostenschätzung, Personalbedarf und grobem Zeitplan.

    DIE BEDEUTUNG EINES UMFASSENDEN INTERNEN DISTRIBUTIONSPROZESSES FÜR POSTDIENSTLEISTUNGEN

  • Organisations- und Prozessdesign: Detaillierte Ausarbeitung der Abläufe und Verantwortlichkeiten (Juni 2025-September 2025)

    Strukturierung der betrieblichen Postdienste in Bezug auf:

    -Eingangspost (Annahme, Prüfung, Sortierung, ggf. Scannen)

    -Ausgangspost (Vorbereitung, Frankierung, Versand)

    -Paketmanagement (Annahme/Abgabe, Retouren, Lagerung)

    -Paketstationen (DPD, UPS) speziell für Mitarbeitende – Abstimmung mit den Dienstleistern über Betriebs- und Wartungskonzepte.

    -Archivierung (Papier & digital)

    Definition von Service-Level-Zeiten (z. B. maximale Bearbeitungszeit bei eingehenden und ausgehenden Sendungen).

    Mitbestimmung: Frühzeitige Einbindung des Betriebsrats (veränderte Arbeitsabläufe, Einsatz von Scan-/Erfassungssystemen).

    Nachhaltigkeits-Konzept: z. B. Reduktion von Transportwegen, optimierte Routen für Kurierdienste, Energiebedarf der Paketstationen.

    Effiziente digitale Kommunikation

  • Technische Lösungen: Auswahl & Implementierungsplanung (August 2025-Dezember 2025)

    Titel: Evaluation und Planung der Poststellen-, Logistik- und IT-Systeme

    Software-Auswahl für Tracking, Scannen und elektronisches Archivieren (z. B. DMS, Cloud-Lösungen).

    Prüfung von Hardware-Lösungen: Hochleistungsscanner, Frankiermaschinen, ggf. Kuvertiermaschinen, Barcode/RFID-Systeme.

    Gespräche mit DPD und UPS:

    -Anforderungsprofil für die Paketstationen (Größe, Anzahl der Fächer, Zugangs- und Wartungskonzept).

    -Klärung von Standortfragen (z. B. Sicherheitsaspekte, Brandschutz, Stromanschluss).

    Datenschutz & IT-Sicherheit: Ggf. Betriebsvereinbarung bei Kennzeichenerfassung (Pakettracking), DSGVO-konforme Speicherung.

    Erste Pilotierung in kleinerem Umfang (z. B. Test-Workflows für eingehende Pakete).

    Zuverlässige digitale Nachrichtenübermittlung

  • Personalplanung & Schulungen: Aufbau und Qualifizierung des Poststellen-Teams (Oktober 2025-März 2026)

    Ermittlung des Personalbedarfs (Fachkräfte für Postbearbeitung, IT-Affinität für elektronische Archivierung und Tracking-Systeme).

    Abstimmung mit Personalabteilung und Betriebsrat (Einstellungen, Versetzungen, Stellenprofile).

    Schulungen:

    -Umgang mit neuen Systemen (z. B. Scan-Software, DMS, Paketstationen).

    -Arbeitssicherheit und Datenschutz.

    -Awareness für Nachhaltigkeit (z. B. klimafreundliche Transportoptionen).

    Aufbau einer Servicekultur im Poststellen-Team (Kundenorientierung, Kommunikation mit Mitarbeitenden).

    EFFEKTIVE STRATEGIE ZUR VERBESSERUNG DER POSTDIENSTE

  • Installation & Integration der Paketstationen (DPD, UPS): Aufbau und Einbindung der Paketstationen ins betriebliche Postsystem (Januar 2026-Mai 2026)

    Standortvorbereitung:

    -Bauliche oder sicherheitstechnische Anpassungen (z. B. Überdachung, Beleuchtung, ggf. Kamera-Überwachung – in Abstimmung mit BR und Datenschutz).

    -Strom- und Netzwerkanbindung.

    Aufstellung der Paketstationen durch DPD/UPS: Inbetriebnahme und Testfunktion (Software, Fächersteuerung, Zugangssystem).

    Integration in die betriebsinterne Postorganisation:

    -Definition der Prozesse: wie werden Pakete in die Fächer gelegt, wie erhalten Mitarbeitende ihre PIN/QR-Code?

    -Servicezeiten & Wartung: Zuständigkeiten zwischen DPD/UPS und Unternehmens-FM klären.

    Schulung des Poststellenpersonals im Umgang mit den Paketstationen (Fehlermeldungen, Support für Mitarbeitende).

    EFFIZIENTE PAKETVERWALTUNG MIT DER PACKSTATION

  • Umsetzung elektronischer Post- und Archivierungsprozesse (Februar 2026-Juni 2026)

    Rollout der Scan-/Archivierungslösungen im gesamten Unternehmen (nach Pilotphase).

    Einrichtung automatischer Weiterleitungsregeln: Eingescannte Dokumente werden direkt per E-Mail, DMS oder Collaboration-Tool verteilt.

    Archivierungskonzept: Aufbewahrungsfristen, Löschfristen, gesetzliche Vorgaben (GoBD, DSGVO).

    Integration in Gesamtkommunikationsstruktur (ERP-System, Workflows für Dokumentenfreigaben).

    Laufende Kontrollen zu Scan-Qualität, Prozessgeschwindigkeit und Nutzerzufriedenheit.

    DIE ENTSCHEIDENDE ROLLE DES EMPFANGS UND SORTIERENS EINGEHENDER POST IM POSTDIENST

  • Optimierung des Paket- und Kurierservices (inkl. Paketstation-Anbindung): Professionalisierung und Skalierung des Paketmanagements (April 2026- August 2026)

    Ausschreibung oder Neuverhandlung mit KEP-Dienstleistern (Kurier-, Express-, Paketdienste, z. B. DHL, Hermes, FedEx – zusätzlich zu DPD/UPS).

    Feintuning der Track-&-Trace-Systeme und automatisierten E-Mail-/SMS-Benachrichtigungen (z. B. Benachrichtigung bei Paketankunft in der Station).

    Ausbau von Retourenprozessen und ggf. B2C-Lösungen (E-Commerce-Bestellungen der Mitarbeitenden).

    Nachhaltigkeit: Mögliche Bündelung von Lieferungen, Einsatz alternativer Antriebe, Minimierung der Fahrten.

    Evaluation der Paketstation-Nutzung: Auslastung, Zufriedenheit der Mitarbeitenden, mögliche Erweiterung.

    Effiziente Paketverwaltung mit der Packstation

  • Personalisierte Postdienste & Marketing-Mailings: Integration individualisierter Kunden- und Mitarbeiteransprachen (August 2026- Oktober 2026)

    Personalisierte Mailings: Ggf. Abstimmung mit Marketing (gezielte Werbebriefe, Infomaterial).

    Print-on-Demand oder Variable Data Printing (Direktdruck von Kundennamen, spezifischen Informationen).

    Datenschutz und Mitbestimmung: Bei Verarbeitung personenbezogener Daten für Mailings (Kundendaten, CRM-Schnittstellen).

    Nachhaltige Druck- und Versandprozesse (Recyclingpapier, CO₂-arme Zustellung).

    Die kontinuierliche Beobachtung von Trends und Marktveränderungen ist für Großunternehmen essenziell, um strategisch agil und wettbewerbsfähig zu bleiben

  • Feintuning & Testläufe im Gesamtbetrieb: Integrationstests und finale Optimierungen vor dem Regelbetrieb ( Oktober 2026- November 2026)

    Systemweite Tests: Hochlastszenarien (z. B. Vorweihnachtszeit, große Mailingkampagnen, erhöhte private Paketbestellungen).

    Abgleich mit KPIs (Bearbeitungszeiten, Fehlerquoten, Auslastung Paketstationen, Zufriedenheit).

    Betriebsrat- und Mitarbeiterfeedback: Umfragen, Workshops.

    Letzte Prozessoptimierungen (z. B. Anpassung von Abholzeiten, bessere Beschilderung, Infomaterial).

    Dokumentenverwaltung im Druckzentrum

  • Go-Live & Übergabe in den Regelbetrieb: Offizielle Inbetriebnahme und stabile betriebliche Post-Prozessorganisation (Dezember 2026- Januar 2027)

    Abschluss aller Dokumentationen (Prozesshandbuch, Betriebsanweisungen, Wartungskonzept für Paketstationen).

    Freigabe der optimierten Poststelle (inkl. DPD/UPS-Stationen) für das ganze Unternehmen.

    Laufendes Reporting (z. B. Dashboard zu Paketaufkommen, Scan-Volumen, Nutzerzufriedenheit).

    Nahtlose Verzahnung mit dem Start of Production (SoP) im Januar 2027, damit Post-, Paket- und Dokumentenprozesse reibungslos laufen.

    POST WIRD DIGITALISIERT. SCANNEN UND AUTOMATISIERTE VORGANGSBEARBEITUNG UNTERSTÜTZEN HYBRIDES ARBEITEN. BESTENFALLS QUALITÄTSGESICHERT.

QUERSCHNITTSTHEMEN (LAUFEND DURCH ALLE PHASEN)

  • Mitbestimmung & Betriebsrat: Information und Einbindung bei sämtlichen Veränderungen, die Arbeitsorganisation oder potenziell die Mitarbeiterüberwachung (z. B. Scannen, Tracking) betreffen. Mögliche Betriebsvereinbarungen zu Datenerfassung, Einsatz der Paketstationen, Datenschutzaspekten.

  • Datenschutz & IT-Sicherheit: DSGVO-konforme Verarbeitung von Daten (Scans, Pakettracking, Zustelldaten). Zugriffs- und Berechtigungskonzepte (Wer darf was einsehen?).

  • Nachhaltigkeit: Reduktion von Papier (Scanning, digitales Archiv). CO₂-reduzierte Paketzustellung (Bündelung, klimafreundliche Fahrzeuge). Energieeffiziente Paketstationen (Standby-Verbrauch, Beleuchtung).

  • E-Commerce und Wachstum beim Paketversand: Flexibel skalierbare Paketstationen (ggf. Erweiterungsmodule). Interne Regeln für private Paketsendungen: z. B. Höchstgrenzen, Sonderkonditionen für Mitarbeitende.

  • KPI-/XLA-Monitoring: Laufende Überwachung von Postdurchlaufzeiten, Paketstation-Auslastung, Zufriedenheitswerten (intern wie extern). Fortlaufende Optimierung nach Start im Regelbetrieb (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess).

  • Change Management & Kommunikation: Regelmäßige Projektupdates (Intranet, Aushänge, Mitarbeiterversammlungen). Erklärmaterialien oder -videos zum Handling der Paketstationen. Schulungen und Sprechstunden für Fragen/Probleme.

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