Timeline zu betrieblichen Postdiensten

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Betriebliche Postdienste bei Standortverlagerungen

Timeline

Zeitplan für Planung, Umsetzung und Betrieb (2025–2027)

April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen
Verantwortlich: Facility Management, IT, Datenschutz, Logistik, Geschäftsleitung
-Definition strategischer Ziele: Prozesssicherheit, Datenschutz, Digitalisierung, ESG-Konformität
-Abgleich mit gesetzlichen Anforderungen (Postgesetz, DSGVO), internen Richtlinien, Compliance
-Festlegung von Postdienstmodellen (zentral, dezentral, Hybrid), Servicespektrum (Inhouse, extern, digital)
-Erarbeitung einer Standardlogik für Zuständigkeiten, Schnittstellen und Nutzergruppen
Mai 2025: Start der Mitbestimmung
Start der Mitbestimmung
Juni – Juli 2025: Bestandsaufnahme und Zielbildentwicklung (Neubau & Bestand)
Verantwortlich: Facility Management, interne Nutzergruppen, externe Berater
-Erhebung der vorhandenen Post- und Kurierprozesse: Eingang, Verteilung, Abholung, Sonderdienste
-Bewertung der vorhandenen Infrastruktur (z. B. Poststellen, Schließfächer, Software)
-Definition eines Zielbildes für standortübergreifend standardisierte, digitale und sichere Postdienste
-Beteiligung relevanter Stakeholder: HR, IT, Datenschutz, Betriebsrat
Juli – August 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren
Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, IT, Rechtsabteilung
-Erstellung technischer Anforderungen für digitale Sendungsverfolgung, Zustellbenachrichtigung, Schließfachsysteme
-Definition von KPIs: Zustelldauer, Nutzerzufriedenheit, Fehlerquote, digitaler Anteil
-Erstellung von Leistungsverzeichnissen für Postdienstleister, Softwarelösungen, Hardware (Scanner, Terminals)
-Auswahl qualifizierter Anbieter mit Erfahrung in digitalen Postdiensten und DSGVO-konformen Lösungen
September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung
Dezember 2025 – März 2026: Digitalisierung & Testbetrieb (Pilotvorbereitung)
Verantwortlich: IT, Facility Management, Datenschutz
-Einrichtung digitaler Zustellbenachrichtigungssysteme, Paketstationen, Tracking-Plattformen
-Anbindung an Zutrittskontrolle, Nutzerverwaltung und Facility-Prozesse
-Testbetrieb mit ausgewählten Bereichen: Dokumentation, Rückmeldung, Auswertung
-DSGVO-konforme Rollenkonzepte, Logging-Mechanismen und Zugriffskontrolle
März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen
Verantwortlich: Objektleitung, Postdienst-Team, Personalentwicklung
-Schulung der internen Nutzer zu digitalen Postdiensten, Übergabeprozessen, Sonderzustellungen
-Auswertung des Pilotbetriebs: Nutzungsrate, Prozessfehler, Benutzerfeedback
-Anpassung der Systemlogik, Benutzerführung und Zustellprozesse
Juni – Juli 2026: Rollout und Betriebsfreigabe
Verantwortlich: Facility Management, IT, Unternehmenskommunikation
-Komplette Einführung der digitalen Postdienste am Neubau und ggf. im Bestand
-Einrichtung von Kommunikationskanälen, Helpdesk und Prozessleitfäden
-Freigabe zur regulären Nutzung inkl. Integration in CAFM, Ticketing und Zutrittsmanagement
-Veröffentlichung interner Nutzungsrichtlinien und Schulungsmaterialien
August – September 2026: Optimierung und Abschlussevaluation
Verantwortlich: Facility Management, Datenschutz, interne Audits
-Evaluierung der KPIs: Fehlerquote, Reaktionszeiten, Nutzerzufriedenheit, Zustellqualität
-Optimierung von Schnittstellen, Laufwegen, Etikettiersystemen und Eskalationsprozessen
-Dokumentation der Lessons Learned und Erstellung von Standards für weitere Standorte
September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen
Verantwortlich: Facility Management, Einkauf
Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau
Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Unternehmenskommunikation
-Offizielle Freigabe des digitalen Postdienstsystems im Neubau
-Kommunikation an alle Mitarbeitenden inkl. Zustellregeln, Nutzungsoptionen und FAQs
-Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)
-Integration in Mobilitäts-, Sicherheits- und Facility-Strategie
Laufender Betrieb der Postdienste (beide Gebäude)
-Digitale Postdienste ermöglichen rechtssichere, transparente und effiziente Zustellprozesse
-Regelmäßige Prüfung der Prozessqualität, Nachverfolgbarkeit und Sicherheitsstandards
-Integration neuer Anforderungen (z. B. Paketdienste, Same-Day-Zustellung, Aktenhandling)
-Schulung neuer Nutzergruppen, Pflege der Systeme und Evaluation
-Kontinuierliche Prozessoptimierung auf Basis von Feedback, Technik und Compliance