Inhouse-Postdienste: Mustergefährdungsbeurteilung

• Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Verpflichtung zur Durchführung und Dokumentation einer Gefährdungsbeurteilung.

• Ableitung geeigneter Schutzmaßnahmen sowie regelmäßige Überprüfung der Wirksamkeit.

• Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV): Vorgaben zum sicheren Betrieb von Arbeitsmitteln (z. B. Frankiermaschinen, Kuvertiermaschinen, Transportmittel).

• Prüfung und Wartung von Arbeitsmitteln in geeigneten Intervallen.

• DGUV Vorschriften und Regeln (z. B. DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“): Umsetzung von Präventionsmaßnahmen durch den Arbeitgeber.

• Festlegung von Pflichten für Versicherte und Unternehmer.

• Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): Gestaltung von Arbeitsplätzen, Verkehrswegen, Belüftung, Beleuchtung, Fluchtwegen etc.

• DGUV Information 208-043 (ehemals BGI 505-46) Post- und Logistik: Konkretisiert branchenspezifische Hinweise zu Gefährdungen und Präventionsmaßnahmen im Post- und Logistikbereich.

• Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Schutz persönlicher Daten und Vertraulichkeit bei der Beförderung von Sendungen.

• Die Einhaltung dieser Vorschriften stellt sicher, dass Rechtsverbindlichkeit gegeben ist und zudem ein angemessenes Schutzniveau für die Beschäftigten gewährleistet wird.

• Branche: Industrie (Produktions- und Verwaltungsstandorte)

• Mitarbeiteranzahl: ca. 2000

• Standort: Deutschland

• Abteilungen: Verwaltung, Produktion, Lager, Versand, Poststelle etc.

Die Poststelle übernimmt sämtliche Postdienste im Betrieb (intern/extern):

• Eingehende und ausgehende Briefpost (Standard- und Einschreiben, ggf. Expresssendungen)

• Annahme und Ausgabe von Paketen (Kurier- und Paketdienstleistungen)

• Verteilung der Sendungen an die zuständigen Abteilungen (tw. auch persönliche Übergabe sensibler Dokumente)

• Zwischenlagerung bei zeitlicher Verzögerung oder hohen Paketaufkommen

• Frankier- und Kuvertierarbeiten bei Großversendungen

• Verwaltung von Versandmaterial (Briefumschläge, Kartons, Polstertaschen, etc.)

Die Poststelle ist organisatorisch dem Bereich „Infrastrukturelles Facility Management“ zugeordnet und arbeitet eng mit Einkauf, Facility Management und ggf. Sicherheits- bzw. Datenschutzbeauftragten zusammen. Ein hohes Postaufkommen kann insbesondere in Monats- und Quartalsabschlüssen sowie zum Jahresende auftreten.

• Poststellenleitung (Teamleitung): Verantwortet die Organisation, Steuerung sowie Einhaltung der Sicherheits- und Datenschutzvorschriften.

• Poststellenmitarbeitende (3–5 Personen): Sortierung, Frankierung, Zustellung, Abholung, Pflege der Geräte, Einweisung externer Zusteller.

• Aushilfskräfte / Teilzeitkräfte: Unterstützung zu Stoßzeiten (z. B. während Urlaubszeiten oder saisonalen Sendungsspitzen).

• Durchführung und Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung.

• Anschaffung und Instandhaltung aller relevanten Arbeitsmittel (z. B. Frankiermaschine, Kuvertiermaschine, Rollwagen).

• Organisation der Unterweisungen: Regelmäßige Schulungen der Mitarbeitenden in Bezug auf Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Datenschutz.

• Erstellung von Betriebsanweisungen: Verhaltensregeln an Maschinen, Notfallpläne, Hygieneanweisungen.

• Fortlaufende Prüfung: Regelmäßige Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilung bei betrieblichen Veränderungen (Umzug, neue Maschinen etc.).

• Manuelle Handhabung von Lasten: Heben und Tragen von Paketen und Postbehältern.

• Risiko von Rücken- und Bandscheibenschäden bei wiederholtem oder falschem Heben.

• Ergonomische Belastungen am Arbeitsplatz: Falsche Tisch- oder Arbeitshöhe beim Sortieren und Frankieren.

• Langandauernde stehende oder sitzende Tätigkeiten ohne Bewegungswechsel.

• Schnitt- und Stichverletzungen: Umgehen mit Brieföffnern, Cutter-Messern, Papier (Papierkanten) und Kartonagen.

• Stolper-, Rutsch- und Sturzgefahren: Kabel, die lose herumliegen.

• Teilweise vollgestellte oder schlecht ausgeleuchtete Verkehrswege.

• Herumliegende Verpackungs- und Füllmaterialien (z. B. Folien, Kartons).

• Elektrische Betriebsmittel: Frankiermaschine, Kuvertiermaschine, Paketwaage, Scanner, Kopierer.

• Mögliche Defekte an Kabeln, Anschlüssen oder Steckdosen.

• Überlastete Mehrfachsteckdosen.

• Mechanische Gefährdungen: Quetschungen oder Einklemmungen an beweglichen Teilen (z. B. Kuvertiermaschine).

• Verletzungsgefahr durch unsachgemäße Bedienung von Förderbändern (falls vorhanden).

• Transportmittel: Rollwagen, Sackkarren (Gefahr von Quetschungen an Rädern oder unkontrollierten Bewegungen).

• Kleinere interne Postfahrzeuge (Elektrotransporter), falls vorhanden – Gefährdung durch Zusammenstöße oder unsachgemäße Ladungssicherung.

• Zeitdruck und Arbeitsverdichtung:Spitzenzeiten bei Monats- und Quartalsabschlüssen, Jahresultimo, kurzfristige Aussendungen.

• Risiko von Fehlern, Unachtsamkeiten oder Überlastung der Mitarbeitenden.

• Fehlende Abstimmung mit anderen Abteilungen: Unklare Zuständigkeiten für Abholung und Zustellung.

• Verzögerungen und Nachfragen, steigendes Stresslevel.

• Umgang mit Toner, Druckertinte, Reinigungsmitteln: Mögliche Hautreizungen, Einatmen von Feinstaub (z. B. Tonerstaub).

• Kontakt mit den Augen bei unsachgemäßer Handhabung.

• Biologische Gefährdungen: Verschmutzte Sendungen (z. B. Staub, Schimmelsporen).

• Verpackungsmaterial mit möglichem Schädlingsbefall.

• Umgang mit unbekannten Postsendungen (Infektionsrisiko, auch wenn relativ gering).

• Elektrische Geräte: Kurzschlüsse oder Fehlfunktionen durch Überlastung.

• Papier, Karton und Verpackungsmaterial: Hohe Brandlast durch Lagerung von Kartons, Papierstapeln.

• Lithiumbatterien in Sendungen: Potenzielle Brandgefahr bei unsachgemäß gelagerten oder defekten Akkus (z. B. in Elektrogeräten, Laptops, Handys).

• Stress bei hohem Postaufkommen: Termindruck, Monotonie, mögliche Überlastung der Mitarbeitenden.

• Eintönigkeit und mangelnde Gestaltungsspielräume: Längere Sortier- und Kuvertiertätigkeiten ohne Variation.

• Vertrauliche Dokumente: Ungesicherte Ablage.

• Einsichtnahme durch Unbefugte.

• Datenschutzverletzungen: Offen herumliegende Adresslisten, vertrauliche Schreiben.

Die Bewertung orientiert sich an einer Kombination aus Eintrittswahrscheinlichkeit (gering, mittel, hoch) und möglichem Schadensausmaß (gering, mittel, hoch). Daraus ergibt sich eine Risikostufe (z. B. „gering“, „mittel“, „hoch“). Nachstehende Tabelle zeigt exemplarische Bewertungen:

Die Auswahl geeigneter Schutzmaßnahmen folgt dem Grundsatz: Gefährdungen möglichst an der Quelle reduzieren (Substitution, technische Maßnahmen) und erst danach organisatorische sowie personenbezogene Maßnahmen.

Nachfolgend ein umfassender Maßnahmenkatalog, aufgegliedert nach Gefährdungstypen:

• Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung: Ergonomische Arbeitsplatzgestaltung

• Anti-Ermüdungsmatten für stehende Tätigkeiten.

• Sichere Geräte und Betriebsmittel: Regelmäßige Prüfung von Frankier-, Kuvertier- und Waagenanlagen durch befähigte Personen.

• Sicheres Kabelmanagement (Kabelführungen, Kabelbrücken).

• Schutzabdeckungen und Not-Aus-Schalter an Maschinen in einwandfreiem Zustand.

• Beleuchtung und Belüftung: Ausreichende Arbeitsplatzbeleuchtung (mind. 500 Lux im Sortierbereich).

• Gründliche Belüftung oder regelmäßiges Lüften bei Feinstaubentwicklung (z. B. Toner).

• Brandschutz: Feuerlöscher in unmittelbarer Nähe zur Poststelle; regelmäßige Wartung.

• Rauchmelder in den Räumlichkeiten.

• Klare Kennzeichnung von Fluchtwegen und Notausgängen.

• Lastenbegrenzung: Festlegung eines Maximalgewichts pro Paket (z. B. 15 kg).

• Verwendung von Sackkarren, Rollwagen, ggf. Kleintransporter ab 15 kg.

• Strukturierung der Abläufe: Genaue Zeitfenster für Abholung und Zustellung an den Abteilungen, um Stau zu vermeiden.

• Einrichtung einer zentralen Abgabe- und Annahmestelle mit deutlich gekennzeichnetem Wartebereich.

• Periodische Unterweisung: Jährliche oder halbjährliche Schulungen zum richtigen Heben und Tragen, Arbeitssicherheit, Datenschutz.

• Einführung in den korrekten Umgang mit Frankiermaschinen, Kuvertiermaschinen, Sicherheitsvorschriften.

• Reinigung und Ordnung: Regelmäßige Leerung von Papierabfällen und Kartonagen.

• Tägliche visuelle Kontrolle des Bodens (Rutsch- oder Stolperfallen) und ggf. sofortige Beseitigung.

• Personalplanung: Aufstockung oder Einsatz von Aushilfskräften in Stoßzeiten.

• Arbeitsaufteilung und Pausenregelung, um monotone Arbeitsphasen zu unterbrechen und Überlastung zu vermeiden.

• Schnittfeste Handschuhe (optional bei häufigem Umgang mit Cutter und scharfen Kanten).

• Handschuhe für Reinigungsarbeiten (Chemikalienschutz oder einfache Haushaltshandschuhe, je nach Reinigungsmittel).

• Augenschutz (z. B. bei Tonerwechsel).

• Job-Rotation: Regelmäßiger Wechsel zwischen Sortier-, Frankier- und Verteiltätigkeiten.

• Vermeidung langer Monotonie.

• Pausenmanagement: Kurze aktive Pausen (auch Mikropausen) zum Auflockern des Bewegungsapparats.

• ggf. Rückzugsbereiche für Ruhephasen.

• Kommunikation: Regelmäßige Teammeetings zum Austauschen von Erfahrungen, Erkennen von Belastungsspitzen.

• Einbindung der Mitarbeiter bei Prozessverbesserungen.

• Zugriffsbeschränkung: Abschließbare Schränke oder Postfächer für sensible Sendungen.

• Nur autorisiertes Personal im Sortierbereich.

• Vertrauliche Dokumente: Separates Sortierfach oder Tresor für hochsensible Dokumente.

• Innerbetriebliche Kommunikation über gesicherte Kanäle.

• Schulung Datenschutz: Regelmäßige Unterweisung zum Umgang mit personenbezogenen Daten in der Poststelle.

• Sensibilisierung bei der Weiterleitung von Briefen oder Päckchen mit vertraulichen Inhalten.

Abteilung/Bereich: Poststelle

Datum: TT.MM.JJJJ

Erstellt von: Name, Funktion

Nächste Überprüfung: TT.MM.JJJJ

• Sortieren (Brief- und Paketsendungen)

• Frankieren (Brief-, Paketfrankierung)

• Transport der Post (innerbetrieblich)

• Regelmäßige Begehungen: Durchführung von Sicherheitsrundgängen durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit oder durch Vorgesetzte.

• Berichtswesen und Kennzahlen: Erfassung von Arbeitsunfällen, Beinaheunfällen und Reklamationen (z. B. falsche Zustellungen, verlorene Sendungen).

• Jährlicher Bericht über Häufigkeit und Art der Vorkommnisse.

• Feedback-Kultur: Motivieren der Mitarbeitenden, Gefahren und Verbesserungspotenziale zu melden.

• Offene Kommunikation in Teambesprechungen.

• Aktualität: Bei Veränderungen (z. B. Umbau der Poststelle, neue Maschinen, Neuerungen im Datenschutz) wird die Gefährdungsbeurteilung umgehend angepasst.