Verfahrensdokumentation

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Dokumentenlenkung

Dieses Dokument beschreibt Organisation, Prozesse, Systeme und Kontrollen für die Eingangspost- und Eingangsrechnungsbearbeitung. Änderungen unterliegen dem Change-Management.

Dokumentation für Wärmeerzeuger im FM

Beschreibung - Zweck, Geltungsbereich, Begriffe
Beschreibung - Prozesslandkarte
Beschreibung - Rollen/RACI
Prozess - Eingangspost (P1)
Prozess - Rechnungseingang (P2)
Prozessschritte P2 (Soll)
Prozess -Ausnahmen und Klärfälle
FM-spezifische Prozessvarianten
Prozess - Sonderfälle
Systembausteine (Referenz)
Berechtigungen, Protokollierung, Audit-Trail
Archivierung, Aufbewahrung, Löschkonzept
Betrieb/Monitoring/Support (SLA)
IKS und Kontrollen
Anhänge
Schulungsunterlagen
Anhänge - Prozessdiagramme
KPI-Katalog (Definitionen)
Nutzenübersicht (materiell/immateriell)

Zweck, Geltungsbereich, Begriffe

Zweck dieser Verfahrensdokumentation ist es, einen nachvollziehbaren, prüfbaren und in hohem Maße automatisierten Standardprozess für (a) die Eingangspostbearbeitung (P1) sowie (b) die Eingangsrechnungsbearbeitung (P2) zu definieren.

Der Standardprozess soll sowohl im Facility Management (FM) als auch unternehmensweit einsetzbar sein und insbesondere folgende Ziele unterstützen:

GoBD-konforme, nachvollziehbare und revisionssichere Verarbeitung, Archivierung und Recherche von Belegen und Poststücken.
Reduktion von Durchlaufzeiten, Medienbrüchen und manuellen Tätigkeiten durch Digitalisierung und regelbasierte Workflows.
Einheitliche Rollen- und Verantwortungslogik (RACI) über Abteilungen hinweg; klare Schnittstellen zu Einkauf, FM, FiBu und Controlling.
Unterstützung von New Work / dezentralem Arbeiten (ortsunabhängige Freigaben, Vertretungen, Transparenz über Workqueues).
Stärkung des Internen Kontrollsystems (IKS) durch definierte Kontrollen, Audit-Trail, Berechtigungskonzept und KPI-Transparenz.

Geltungsbereich

Diese Verfahrensdokumentation gilt für alle Organisationseinheiten, die Posteingänge annehmen oder Dokumente (insbesondere Rechnungen) fachlich prüfen, freigeben, kontieren, buchen, bezahlen oder archivieren. Sie umfasst darüber hinaus vorgelagerte Prozesselemente, die für die vertrags- und bestellkonforme Rechnungslegung zwingend sind (z. B. Bestellprozess, Leistungsnachweis, Wareneingang/Leistungsabnahme).

Begriffe und Abkürzungen (Auszug)

Begriff	Definition (arbeitspraktisch)	Relevanz im Prozess
Eingangspost (P1)	Physische oder elektronische Posteingänge (Brief, Paket, E-Mail, Portal, EDI), die einer internen Stelle zugeordnet und weiterverarbeitet werden.	Auslöser für Dokumentenrouting, Fristensteuerung und Nachvollziehbarkeit.
Eingangsrechnung (P2)	Rechnung eines Lieferanten oder Dienstleisters, die zu prüfen, freizugeben, zu buchen und aufzubewahren ist.	Kernobjekt der Zahlungsfreigabe und steuerlichen Nachvollziehbarkeit.
E-Rechnung	Elektronische Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (z. B. nach EN 16931 / XRechnung)].	Ermöglicht Automatisierung; Aufbewahrung vorrangig des strukturierten Teils.
OCR	Optical Character Recognition: maschinelle Texterkennung aus gescannten Bilddaten.	Erlaubt Datenextraktion aus Papierrechnungen/Scans; erzeugt zusätzliche aufbewahrungspflichtige Informationen.
DMS/ECM	Dokumentenmanagement-/Enterprise-Content-Management-System inkl. Archiv.	Revisionssichere Ablage, Recherche, Aufbewahrung, Löschung.
Workflow	Regelbasierte Bearbeitungskette (Routing, Aufgaben, Eskalationen) mit Audit-Trail.	Sichert Transparenz, Vertretung, Fristen und IKS-Kontrollen.
PO/Bestellung	Bestellobjekt (Purchase Order) mit Bestellnummer und Konditionen.	Voraussetzung für PO-Matching und vertragskonforme Rechnungslegung.
CAFM/CMMS	FM-System zur Steuerung von Anlagen, Aufträgen, Wartungen, Störmeldungen (z. B. Work Orders).	FM-spezifische Referenzobjekte für Rechnungszuordnung und Leistungsnachweis.
2-Way-/3-Way-Match	Abgleich Rechnung gegen Bestellung (2-Way) bzw. Bestellung+Wareneingang/Leistungsnachweis (3-Way).	Zentrales Prinzip für Automatisierung und Betrugsprävention.

Rechtlicher und normativer Rahmen (Auswahl)

Umsatzsteuerrecht (UStG, insbesondere Rechnungsvorschriften und Aufbewahrung), Handels- und Steuerrecht (HGB/AO Aufbewahrung), GoBD, Datenschutz (DSGVO/BDSG), ggf. branchenspezifische Aufbewahrungspflichten (z. B. Fördermittel, Bauunterlagen) sowie technische und organisatorische Standards (z. B. BSI TR-03138 RESISCAN für ersetzendes Scannen; DIN 66399/ISO 21964 für datenschutzgerechte Vernichtung).

Prozesslandkarte und Systemübersicht

Die Eingangspost- und Eingangsrechnungsbearbeitung ist als Teil eines End-to-End-Prozesses zu verstehen. Automatisierungspotenziale entstehen nur dann nachhaltig, wenn vorgelagerte Prozesse eindeutige Referenzen (Bestellnummer, Vertragsnummer, Auftragsnummer, Objekt/Anlage, Kostenstelle) erzeugen und nachgelagerte Prozesse (Buchung, Zahlung, Archiv) digital anschlussfähig sind.

Prozesslandkarte (Soll-Referenz)

Ebene	Prozess	Zweck	Kernobjekte	Schnittstellen / Systeme (typisch)
Vorgelagert	Bedarf/Anforderung	Leistungs- oder Materialbedarf auslösen, budgetieren	Bedarfsanforderung, Störung, Wartungsplan	CAFM/CMMS, Service-Desk, Bedarfssystem
Vorgelagert	Bestellung / Vertrag	Rechtssichere Beauftragung und Konditionenbasis schaffen	Bestellung (PO), Vertrag, Nachtrag	ERP/Einkauf, Vertragsmanagement
Vorgelagert	Wareneingang / Leistungsnachweis	Abgleichbarkeit von Rechnung und Leistung sicherstellen	WE, Leistungsnachweis, Abnahmeprotokoll	Lager/WE, CAFM/CMMS, Projektmanagement
Kernprozess	P1 Eingangspost	Zentral erfassen, klassifizieren, routen, Fristen steuern	Poststück, Dokument, Metadaten	Poststelle, Scan/OCR, DMS, Workflow
Kernprozess	P2 Rechnungseingang	Rechnung erfassen, prüfen, matchen, freigeben, buchen	Rechnung, Bestellbezug, Kontierung, Freigaben	E-Rechnung/OCR, Workflow, ERP/AP, DMS/Archiv
Nachgelagert	Zahlung / Zahllauf	Fristgerechte Zahlung, Skonto, Bankprozesse	Zahlungslauf, Zahlungsstatus	ERP/FiBu, Banking, Cash Management
Nachgelagert	Archiv / Nachweis	Revisionssichere Ablage, Prüfpfad, Recherche	Archivobjekt, Audit-Trail	DMS/Archiv, Protokollsystem
Nachgelagert	Reporting / Steuerung	Transparenz, KPIs, Budgetsteuerung, Audit	KPI-Set, Auswertungen	BI/DWH, Controlling

Systemübersicht (typische Zielarchitektur)

Für eine weitestgehend automatisierte Bearbeitung hat sich eine modulare Zielarchitektur bewährt, die vorhandene Fachsysteme (z. B. ERP, CAFM/CMMS) nicht ersetzt, sondern um einen standardisierten Eingangs- und Workflow-Layer ergänzt. Kernelemente sind: (1) zentraler Rechnungseingang inkl. E-Rechnung, E-Mail, Portal und Scan, (2) Extraktion/Validierung von Rechnungsdaten, (3) Workflow für Prüfung und Freigaben, (4) Integration in Buchung/Zahlung sowie (5) revisionssicheres Archiv.

Systembaustein	Funktion	Muss-Kriterien	Typische Schnittstellen
Zentraler Eingang (E-Mail/Portal/EDI/Scan)	Kanalbündelung, Erfassung, Quarantäne	Eindeutige Adressen, Spam/Phishing-Schutz, Nachvollziehbarkeit	Mailserver, Portale, Scan-Client
Extraktion/Validierung	Erkennen von Kopf- und Positionsdaten	Validierungsregeln, Dublettencheck, Lernfähigkeit, Fehlerhandling	OCR, E-Rechnung-Parser, Stammdaten
Workflow	Routing, Aufgaben, Eskalation, Vertretung	Rollenmodell, SLA/Eskalation, Audit-Trail, mobile Nutzung	SSO/IdM, ERP, CAFM
ERP/AP	Buchung, Zahllauf, Kreditorenstamm	Buchungslogik, Bankdaten-4-Augen, Export/Import	Workflow, Banking
DMS/Archiv	Revisionssichere Ablage, Suche, Aufbewahrung	GoBD, Unveränderbarkeit, Protokollierung, Löschfristen	Workflow, ERP, eAkte
BI/Reporting	KPIs, Prozessmonitoring	Datenqualität, einheitliche Kennzahlen, Datenschutz	Workflow, ERP/DWH

Praxisbeobachtungen aus IST-Analysen (Beispiel)

Eingangsrechnungen erreichen die Organisation über mehrere Kanäle (E-Mail an Besteller, zentrale Rechnungseingangsadresse, Post) – bei dezentralen Posteingängen steigt das Verlustrisiko.
E-Mail-Rechnungen werden teilweise ausgedruckt und anschließend wie Papierrechnungen behandelt (Medienbruch).
Papieroriginale werden erst nach erfolgreicher Bearbeitung gesammelt und in größeren Intervallen (z. B. wöchentlich) extern gescannt; dadurch fehlen Digitalisate im laufenden Prüffall.
Skonto-Potenziale werden bei hoher Arbeitslast nicht konsequent genutzt, wenn Fristen nicht systemseitig überwacht werden.

Rollen/RACI und Verantwortlichkeiten

Ein automatisierter Prozess erfordert eine saubere Trennung zwischen fachlicher Prüfung (Leistung/Ware und Vertrag/Bestellung), rechnerischer Prüfung (Rechenwerk, Steuern, Konditionen), formaler Prüfung (Pflichtangaben) und buchhalterischer Verantwortung (Buchung, Zahlung, Stammdaten). Die nachfolgende Rollenlogik ist als Referenz zu verstehen.

Rollenbeschreibung (Auszug)

Rolle	Kernaufgaben	Systemrechte (typisch)	Stellvertretung / New Work
Poststelle / Digitalisierungsservice	Annahme, Öffnung, Vorsortierung, Scan, Indexierung, Routing von Eingangspost; Quarantäne für Unklares	Post- und Scan-Client, DMS-Import, begrenzter Zugriff	Schicht-/Teamvertretung; zentrale, standortübergreifende Bearbeitung möglich
Kreditorenbuchhaltung (AP)	Formale Prüfung, steuerliche Plausibilität, Buchung, Zahllauf, Mahnwesen (koordiniert), Archivfreigabe	ERP/AP, Workflow-Freigabe (AP), DMS/Archiv	Team-Vertretungsregeln; Remote-Bearbeitung mit SSO/VPN
Einkauf / Procurement	Bestellprozess, Vertrags-/Rahmenvertragssteuerung, Klärung von Preis-/Mengenabweichungen, Lieferantenkommunikation	ERP/Einkauf, Vertragsmanagement, Workflow-Aufgaben	Vertretung je Warengruppe; dezentrale Freigaben möglich
Fachbereich (z. B. FM) – Sachliche Prüfung	Prüfung Leistung/Ware gegen Auftrag, Leistungsnachweis, WE; fachliche Klärung	Workflow-Aufgaben, CAFM/CMMS (WO/Anlage), Zugriff auf Dokumente	Mobile Freigabe (z. B. Baustelle), Vertretungsregel pro Objekt/Gewerk
Budget-/Kostenstellenverantwortliche	Budgetprüfung, wirtschaftliche Freigabe, ggf. Genehmigung über Schwellenwerte	Workflow-Freigaben, Reporting/BI	Vertretung bei Abwesenheit; Eskalation bei SLA-Überschreitung
Projekt-/Bauleitung	Abnahme, Prüffähigkeit nach Bau-/HOAI/OB, Rechnungsprüfung Nachträge, Zuordnung zu PSP	Projektmanagement, Workflow, ERP-Projekt	Freigaben auch vor Ort; dokumentierte Abnahmeprozesse
IT Application Owner	Betrieb, Schnittstellen, Monitoring, Berechtigungsverwaltung (fachlich)	Admin- oder Key-User-Rechte	Notfallvertretung; dokumentierte Betriebsprozesse
Datenschutz / Informationssicherheit	TOMs, Prüfungen, Löschkonzept	Audit-/Read-Only	Vertretung im Stabsbereich
Interne Revision / Compliance	IKS-Prüfungen, Stichproben, Wirksamkeitsnachweise	Audit-Read-Only, Exportrechte	—

RACI-Matrix (Kernschritte P1/P2, Auszug)

Prozessschritt	Poststelle	Fachbereich	Einkauf	AP/FiBu	Budgetverantw.	IT/Compliance
P1.1 Annahme/Erfassung Eingangspost	R	I	I	I	I	C
P1.2 Scan/OCR/Indexierung	R	I	I	I	I	C
P1.3 Routing an zuständige Stelle	R	A/C	C	C	C	C
P2.1 Eingang Rechnung (E-Mail/Portal/Scan)	R/C	I	I	A	I	C
P2.2 Formale Prüfung & Dublettencheck	I	I	C	R/A	I	C
P2.3 Matching (PO/Vertrag/WO)	I	C/R	C/R	A/C	C	C
P2.4 Sachliche Freigabe (Leistung/Ware)	I	R/A	C	I	C	I
P2.5 Budgetfreigabe / 2. Freigabestufe	I	C	I	I	R/A	I
P2.6 Buchung & Zahlungsvorbereitung	I	I	I	R/A	I	C
P2.7 Archivierung & Aufbewahrung	I	I	I	R/A	I	C

Legende

R = Responsible (ausführend), A = Accountable (verantwortlich), C = Consulted (einzubeziehen), I = Informed (zu informieren).

Eingangspost (P1) – Schritte, SLAs, Kontrollen

P1 beschreibt die standardisierte Bearbeitung aller eingehenden Poststücke und Dokumente. Ziel ist, Posteingänge unabhängig vom Eingangskanal (physisch oder elektronisch) zeitnah digital verfügbar zu machen, korrekt zu klassifizieren und mit Fristen sowie Verantwortlichkeiten zu versehen. Für New Work ist entscheidend, dass Post nicht mehr physisch 'wandert', sondern digital in persönlichen oder teambezogenen Aufgabenlisten (Queues) bereitgestellt wird.

P1 – Prozessschritte (Soll)

ID	Schritt	Input	Output	Rolle	SLA (Beispiel)	Kontrollpunkt	Hinweise / Mehrwert
P1.1	Annahme Eingangspost	Physische Post (Brief/Paket) oder elektronische Post (E-Mail/Portal/EDI)	Erfasster Posteingang mit Zeitstempel	Poststelle	tagesgleich	Vollständigkeit: Posteingangsbuch / automatisches Journal	Sichert Nachweis über Eingang, reduziert Verlustrisiko.
P1.2	Öffnen/Vorsortieren (physisch)	Briefpost	Sortierte Dokumente nach Kategorien (Rechnung, Vertrag, Personal etc.)	Poststelle	innerhalb 4 Std.	4-Augen-Prinzip für sensible Kategorien (z. B. personalbezogen)	Schnellere Zuordnung; Datenschutz durch klare Kategorien.
P1.3	Digitalisieren (Scan) und/oder Import	Papierdokumente; E-Mail-Anlagen; Portal-Downloads	Digitalisat (PDF/A o. ä.) + Metadaten	Poststelle / Scanservice	tagesgleich	Scanqualität (Lesbarkeit), Vollständigkeit (Seitenanzahl)	Grundlage für dezentrale Bearbeitung; Single Source of Truth.
P1.4	OCR/Volltexterkennung (falls nötig)	Digitalisat	Volltext + Extraktionsfelder	System (autom.) / Poststelle bei Fehlern	tagesgleich	Stichprobe Erkennungsquote; Korrektur protokolliert	Ermöglicht Suche, Matching, Automatisierung.
P1.5	Klassifikation & Routing	Digitalisat + Metadaten	Zuweisung an Prozess (P2 Rechnung, P3 Vertrag etc.) und Verantwortliche	System (regelbasiert) / Poststelle	< 1 AT	Routingregeln; Quarantänekorb für Unklares	Verhindert E-Mail-Pingpong; Transparenz über Zuständigkeiten.
P1.6	Fristen & SLA-Überwachung	Zugewiesene Vorgänge	Eskalationen / Erinnerungen	System + Prozessowner	laufend	Eskalationsstufen, Vertretungslogik	Sichert Durchlaufzeit; verhindert Mahnungen/Skontoverluste.
P1.7	Ablage/Archivierung (nicht rechnungsbezogen)	Abgeschlossene Vorgänge	Archivobjekt inkl. Klassifikation & Aufbewahrungsfrist	DMS/Archiv + Fachbereich	tagesgleich nach Abschluss	Aufbewahrungsfristen; Löschregeln	Revisionssicherheit, schnelle Recherche.

SLA-Hinweis

Die oben genannten SLAs sind Beispielwerte und müssen an Volumen, Personal, Standorte und Kritikalität angepasst werden. Für Rechnungen sind kürzere SLAs sinnvoll, da Fristen (Skonto, Zahlungsziel, Mahnkosten) direkt monetär wirken.

Arbeitsanweisungen P1 (Kurzform)

Posteingang wird täglich zu festen Zeiten geleert und im System als Tagespost erfasst.
Rechnungen werden immer als eigene Kategorie behandelt (kein gemeinsames Scannen mit anderen Dokumenten).
Bei unklarer Zuständigkeit wird nicht per E-Mail weitergeleitet, sondern in einen definierten Quarantänekorb mit Rückfrage-Template gelegt.
Originale werden nach ersetzendem Scannen nur dann aufbewahrt, wenn eine gesetzliche oder vertragliche Originalpflicht besteht.

Rechnungseingang (P2) – Schritte, Matchlogik, Ausnahmen

P2 beginnt mit dem Eingang einer Rechnung (E-Rechnung, PDF, Papierrechnung) und endet mit der revisionssicheren Archivierung sowie der Übergabe in den Zahllauf. Der Prozess ist so ausgelegt, dass ein möglichst hoher Anteil von Rechnungen ohne manuelle Eingriffe durchläuft ('Straight Through Processing'). Voraussetzung ist die konsequente Nutzung eindeutiger Referenzen aus den vorgelagerten Prozessen (Bestellnummer, Vertragsnummer, FM-Auftragsnummer/Work Order, Projektstrukturplan).

Automatisierung im Rechnungseingang ist keine reine Scanner-Frage, sondern ein Ergebnis sauberer P2P- und FM-Auftragsprozesse. Folgende Anforderungen gelten als Mindeststandard:

Jede beauftragte Leistung hat eine eindeutige Referenz (PO/Vertrag/WO/Projekt) und einen verantwortlichen Leistungsabnehmer.
Leistungsnachweise bzw. Wareneingänge werden zeitnah und prüfbar dokumentiert (z. B. digitaler Stundenzettel, Lieferschein, Abnahmeprotokoll).
Kreditorenstammdaten (Adresse, Bankverbindung, USt-ID, Zahlungsbedingungen) werden zentral gepflegt; Änderungen an Bankdaten unterliegen dem 4-Augen-Prinzip.
Lieferanten erhalten eine verbindliche Rechnungsrichtlinie (Eingangskanäle, Pflichtangaben, Referenzen, E-Rechnungsformate).

Die Matchlogik entscheidet darüber, ob eine Rechnung automatisch freigegeben werden kann oder in einen Klärfall übergeht. Im Sollprozess werden folgende Matcharten unterstützt:

Matchart	Abgleichbasis	Typische Anwendung	Automatisierungspotenzial	Risiken / Kontrollen
2-Way-Match	Rechnung vs. Bestellung (PO)	Standardmaterial, wiederkehrende Bestellungen	hoch (wenn Bestelldaten sauber)	Preis-/Mengen-Toleranzen, Lieferantenänderungen, Dublettencheck
3-Way-Match	Rechnung vs. Bestellung + Wareneingang/Leistungsnachweis	Ersatzteile mit WE, Dienstleistungen mit Leistungsnachweis	mittel bis hoch	WE/Leistungsnachweis muss zeitnah erfolgen; Teilmengen/Teilleistungen
Vertragsmatch	Rechnung vs. Vertrag + Leistungsperiode	Miete, Wartungsvertrag, Rahmenvertrag, Energielieferung	hoch (bei sauberem Vertragsstamm)	Prüfung Leistungszeitraum, Indexklauseln, Preisgleitungen
WO/FM-Match	Rechnung vs. Work Order/Auftrag im CAFM/CMMS	Instandhaltung, Störung, Notfall, Wartung	mittel	Sachliche Prüfung der Leistung, Notfallprozesse, Nachträge
Projekt/Bau-Match	Rechnung vs. Projekt (PSP) + Abnahme/Prüffähigkeit	Bau, Umbau, Investitionen	geringer bis mittel	Prüffähigkeitsprüfung, Nachträge, VOB/HOAI-Dokumentation

Toleranzen (Beispiel)

Zur Vermeidung unnötiger Klärfälle werden Toleranzen definiert (z. B. Betragsabweichung <= 10,00 EUR oder <= 1% pro Position; Rundungsdifferenzen <= 0,01 EUR). Toleranzen sind risikobasiert zu gestalten und müssen im IKS dokumentiert und regelmäßig überprüft werden.

Prozessschritte P2 (Soll)

ID	Schritt	Input	Output	Rolle	System	SLA (Beispiel)	Kontrolle	Mehrwert / Chance
P2.1	Rechnungseingang bündeln	E-Rechnung/EDI, E-Mail-PDF, Papier	Erfasste Rechnung im Workflow	Poststelle/AP	Eingangskanal + Workflow	tagesgleich	Eingangs-Journal, Spam/Phishing-Filter	Zentraler Eingang, weniger Verlust/Umwege.
P2.2	Technische Validierung	Rechnungsdatei (XML/PDF)	Status: valide/fehlerhaft	System (autom.)	Validator/OCR	minuten	Schema-Validierung, Signaturprüfung (falls vorhanden)	Frühe Fehlererkennung, keine Medienbrüche.
P2.3	Dublettencheck	Rechnungsnummer, Kreditor, Betrag, Datum	Dubletten-Flag / Freigabe	System + AP	Workflow/ERP	< 1 Std.	Dublettenregeln, Sperre bis Klärung	Schützt vor Doppelzahlung.
P2.4	Formale Prüfung	Rechnungsdaten	Formale OK / Rückfrage	AP	Workflow	< 1 AT	Pflichtangaben, Bankdatenplausi	Steuerkonformität, weniger Rückläufer.
P2.5	Automatische Zuordnung (Routing)	Bestell-/Vertrags-/WO-Referenz	Zuständiger Prüfer + Queue	System (autom.)	Workflow + Fachsysteme	< 1 AT	Routingregeln, Quarantäne	Schnelle Zustellung; New-Work-fähig.
P2.6	Matching & Toleranzprüfung	Rechnung + PO/WE/Vertrag	Match OK / Klärfall	System + Einkauf/FM	Workflow/ERP/CAFM	< 1-2 AT	Toleranzmatrix, Sperrkennzeichen	Hohe Automatisierung, weniger manuelle Buchungen.
P2.7	Sachliche Prüfung/Freigabe	Rechnung + Nachweise	Sachlich freigegeben/abgelehnt	Fachbereich (FM/Anforderer)	Workflow	< 3 AT	4-Augen bei Notfall/Nachtrag	Qualitätssicherung, Betrugsprävention.
P2.8	Budgetfreigabe/2. Freigabe	Sachlich freigegebene Rechnung	Wirtschaftlich freigegeben	Kostenstellen-/Budgetverantw.	Workflow	< 2 AT	Freigabegrenzen, Eskalation	Budgetdisziplin, Transparenz.
P2.9	Kontierung/Vorkontierung	Rechnungsdaten + Stammdaten	Kontierungsvorschlag / Buchungssatz	AP / System	ERP/Workflow	< 1 AT	Kontierungsregeln, Plausi	Schneller Abschluss; gleichmäßige Qualität.
P2.10	Buchung & Zahllaufvorbereitung	Freigegebene Rechnung	Gebuchter Beleg, Zahlungsstatus	AP	ERP/AP	< 1 AT	SoD: Buchung != Bankdatenänderung	Fristgerechte Zahlung, Skonto.
P2.11	Archivierung & Prüfpfad	Rechnung + Freigaben + Logs	Revisionssicheres Archivobjekt	DMS/Archiv	DMS/Archiv	autom.	Unveränderbarkeit, Vollständigkeit	Prüfungssicherheit, schnelle Recherche.

Ausnahmen werden im Sollprozess nicht per E-Mail nebenher geklärt, sondern als strukturierte Klärfälle im Workflow geführt. Das stellt sicher, dass Fristen, Verantwortlichkeiten und Nachweise erhalten bleiben.

Ausnahme	Typische Ursache	Sofortmaßnahme	Verantwortlich	SLA/Eskalation	IKS-Kontrolle
Keine Referenz (PO/WO/Vertrag)	Lieferant gibt Nummer nicht an; Notfallbeauftragung	Quarantäne; Rückfrage an Lieferant + Fachbereich	AP + Einkauf/FM	48 Std. bis Erstreaktion	Dokumentierte Nachbestellung / nachträgliche Genehmigung
Preisabweichung > Toleranz	Falscher Preis, Nachtrag, Index	Klärfall; Einkauf/Vertrag prüfen	Einkauf/Vertragsmgmt	3 AT	Nachweis Änderung (Angebot, Nachtrag)
Mengenabweichung/Teillieferung	WE nicht gebucht, Teilmengen	WE nachholen oder Rechnung splitten	Lager/Fachbereich	3 AT	3-Way-Match-Quote
Rechnung formal fehlerhaft	Pflichtangaben fehlen; falsche Adresse	Zurückweisen/berichtigen lassen	AP	1 AT	Dokumentierte Zurückweisung
Bankdatenabweichung	Betrugsversuch; Stammdatenfehler	Zahlung sperren; 4-Augen Bankdatenprüfung	AP + Stammdatenstelle	sofort	SoD + Protokoll
Leistung strittig	Mangel, nicht beauftragt	Rechnung sperren; Reklamation	Fachbereich/FM	5 AT	Sperrgrund; Mängelprotokoll

Im Facility Management treten typische Sonderkonstellationen auf, die im Workflow als Varianten modelliert werden sollten, um Notfälle und Bau-/Projektprozesse rechtssicher abzubilden.

FM-Fall	Charakteristik	Erforderliche Referenzen/Nachweise	Besondere Kontrollen	Automatisierungshebel
Wartung (planbar)	Wiederkehrend, vertraglich geregelt	Vertrag, Wartungsplan, Leistungsperiode	Abgleich Zeitraum, Pauschalen, Indexklauseln	Vertragsmatch + periodische Freigabe
Störung/Notfall (ungeplant)	Zeitkritisch, ggf. ohne PO vorab	Work Order, Einsatzbericht, nachträgliche Bestellung	Sonderfreigabe/Notfallgenehmigung, 4-Augen	Notfall-Workflow mit nachträglicher PO-Erzeugung
Projekt/Bau	Prüffähigkeit, Nachträge, Teilrechnungen	Aufmaß, Abnahme, Prüffähigkeit, PSP/Projekt	Vollständigkeit Prüffähigkeit, Nachtragsmanagement	Projekt-Workflow, Checklisten, Sperrlogik
Energie/Medien	Hohe Beträge, periodisch, oft ohne PO	Liefervertrag, Zählerstände, Zeitraum	Plausibilitätschecks (Verbrauch/Preis)	Automatisierte Plausibilitätsregeln, Abweichungsreport

Sonderfälle (Mahnungen, Gutschriften, Stornos)

Sonderfälle werden im Sollprozess als eigene Belegarten mit klarer Prozesslogik geführt. Ziel ist, dass Mahnungen nicht im Haus zirkulieren, sondern unmittelbar der betroffenen Rechnung zugeordnet werden. Gutschriften und Stornos müssen so verarbeitet werden, dass der Prüfpfad und die steuerliche Nachvollziehbarkeit erhalten bleiben.

Mahnungen sind in der Regel ein Symptom (z. B. fehlende Rechnung, Klärfall ohne Fristensteuerung, unklare Zuständigkeit). Im Sollprozess ist die Mahnung ein Trigger für eine sofortige Statusklärung im Workflow.

Schritt	Aktion	Verantwortlich	System	SLA	Kontrolle / Nachweis
M1	Mahnungsdokument erfassen (P1) und als Mahnung klassifizieren	Poststelle	DMS/Workflow	tagesgleich	Mahnungsjournal
M2	Automatische Zuordnung zur Rechnung (Rechnungsnummer/Kreditor/Betrag)	System	Workflow	minuten	Matching-Log
M3	Status prüfen (in Klärung? freigegeben? gebucht?)	AP	Workflow/ERP	< 4 Std.	Statusdokumentation
M4	Fehlt Rechnung: Zweitausfertigung anfordern; Kanal korrigieren	AP/Einkauf	E-Mail/Portal	1 AT	Kommunikationsnachweis
M5	Eskalation bei wiederkehrenden Mahnungen je Lieferant/Einheit	Prozessowner	Reporting	monatlich	KPI Mahnquote, Ursachenanalyse

Gutschriften

Gutschriften (Credit Notes) sind entweder (a) vom Lieferanten ausgestellte Korrekturen zu einer Rechnung oder (b) im Sinne des Umsatzsteuerrechts als Abrechnungsdokumente ('Gutschrift' i. S. d. § 14 UStG) durch den Leistungsempfänger. Im Sollprozess werden beide Fälle sauber unterschieden und entsprechend gekennzeichnet.

Fall	Trigger	Prozesslogik	Verantwortlich	Kontrolle	Besonderheiten
Korrekturgutschrift Lieferant	Preis-/Mengen-/Sachkorrektur	Zuordnung zur Ursprungsrechnung; Buchung als Gegenbeleg; ggf. Verrechnung im Zahllauf	AP + Fachbereich/Einkauf	Abgleich Referenz, Betrag, Steuer	Nicht liegen lassen: sonst falscher OP-Stand
Gutschrift i. S. § 14 UStG (Self-Billing)	Vertragliche Vereinbarung (z. B. Abrechnung nach Aufmaß)	Erstellung durch Unternehmen; Freigabe durch Vertrag/Procurement; Versand an Lieferant	Einkauf/Vertrag + AP	Vertragliche Grundlage, Nummernkreis, Steuerprüfung	Erhöhte Anforderungen an Dokumentation und Stammdaten

Stornos / Rechnungskorrekturen

Stornos sind notwendig, wenn eine Rechnung irrtümlich erfasst oder gebucht wurde (z. B. falscher Kreditor, falsche Periode). Im Sollprozess gilt: Storno erfolgt nachvollziehbar, mit dokumentiertem Grund, und unter Beachtung der Funktionstrennung (SoD).

Schritt	Auslöser	Aktion	Verantwortlich	Nachweis
S1	Fehler vor Buchung	Workflow-Vorgang abbrechen; Beleg bleibt im Archiv mit Status 'abgelehnt'	AP	Ablehnungsgrund, Audit-Trail
S2	Fehler nach Buchung	Stornobuchung im ERP; neuer Beleg erfassen; Zahlungsstopp falls nötig	AP (ggf. 2. Person)	Stornobeleg, Freigabe, Protokoll
S3	Lieferantenkorrektur erforderlich (z. B. falsche Rechnung/Steuer)	Rückweisung + Anforderung korrigierte Rechnung	AP/Einkauf	Kommunikationsnachweis

Systemlandschaft, Schnittstellen, Datenflüsse

Die technische Systemdokumentation beschreibt die für P1 und P2 relevanten Applikationen, Schnittstellen und Datenflüsse. Sie ist in der Praxis systemkonkret zu ergänzen (Systemnamen, Verantwortliche, technische Parameter). Das Sollmodell geht von einer integrierten Architektur aus, in der Rechnungseingang, Workflow, ERP und Archiv revisionssicher zusammenspielen.

Systembausteine (Referenz)

Baustein	Beispiel-Funktion	Datenobjekte	Verantwortung	Kritikalität
Eingangskanäle	E-Mail-Adresse(n), Portal, EDI, Scan	Dokumentdatei, Metadaten	IT + Poststelle	hoch
Capture/Extraktion	OCR, E-Rechnung-Parser, Validierung	Rechnungsdaten (Kopf/Position), Volltext	IT/Key User	hoch
Workflow-Engine	Aufgaben, Regeln, Eskalation, Vertretung	Vorgang, Status, Freigaben	Prozessowner	hoch
ERP/AP	Buchung, Zahllauf, Kreditor	Buchungssatz, OP, Zahlungsdatei	FiBu	kritisch
Einkaufssystem	PO/Verträge, Konditionen	PO, Vertrag, Lieferant	Einkauf	hoch
CAFM/CMMS	FM-Aufträge, Anlagen, Wartung, Störung	Work Order, Anlage, Objekt	FM	mittel
DMS/Archiv	Revisionssichere Ablage, Recherche	Archivobjekt, Aufbewahrungsfristen	Records Management	kritisch
Identity & Access Management	SSO, Rollen, Provisionierung	Benutzer, Rollen, Gruppen	IT Security	kritisch
Monitoring/Logging	Protokolle, technische Alarme	Logfiles, Events	IT Betrieb	hoch

Schnittstellen und Datenflüsse (Referenztabelle)

Quelle	Ziel	Objekt	Technik	Frequenz	Sicherheitsanforderung	Fehlerhandling
E-Rechnungsportal/EDI	Capture	XML (EN 16931/XRechnung), Metadaten	API/SFTP	kontinuierlich	TLS, Schema-Check	Quarantäne + Rückmeldung
E-Mail	Capture	PDF/Anhänge	IMAP/Graph API	kontinuierlich	Spam/AV, DMARC	Fehlformat -> Rückfrage
Scan-Client	Capture/DMS	PDF/A, Bilddaten	Client->Server	Batch	Zugriffskontrolle, Hash/Prüfsumme	Nachscan
Capture	Workflow	Rechnungsdaten + Dokumentlink	API	in Echtzeit	Service-Konto, Protokoll	Retry/Queue
Workflow	ERP/AP	Buchungsdaten, Freigabestatus	API/IDoc/CSV	in Echtzeit/Batch	SoD, Transaktionslog	Fehlerliste, Rückstaukontrolle
ERP/AP	DMS/Archiv	Buchungsbeleg + Index	API/Batch	täglich	Unveränderbarkeit, Indexqualität	Re-Index, Archivprüfung
Workflow	BI/Reporting	Status, KPIs	ETL/API	täglich	DSGVO: Zweckbindung	Datenqualitätsreport

Hinweis zur E-Rechnung

Für die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland ist die Einhaltung der EU-Norm EN 16931 maßgeblich; in der öffentlichen Verwaltung kommt häufig der Standard XRechnung als CIUS zur Anwendung. Im Unternehmen ist sicherzustellen, dass eingehende E-Rechnungen technisch validiert und im Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden.

Berechtigungen, Protokollierung, Audit-Trail

Berechtigungen sind rollenbasiert (RBAC) zu gestalten. Ziel ist, dass jeder Nutzer nur die Daten sieht und Aktionen ausführen kann, die für seine Aufgabe erforderlich sind (Least Privilege). Für IKS und Datenschutz sind Funktionstrennung (Segregation of Duties) und Auditierbarkeit zentral.

Rollen- und Berechtigungsmodell (Auszug)

Rolle	Lesen	Bearbeiten	Freigeben	Stammdaten	Besondere SoD-Regeln
Poststelle	Dokumente vor Routing	Metadaten (Index)	nein	nein	kein Zugriff auf Buchung/Zahlung
Fachprüfer (FM)	zugewiesene Vorgänge	Sachprüfung, Kommentare	ja (sachlich)	nein	keine Buchung; keine Bankdatenänderung
Einkauf	PO/Vertrag + Vorgang	Klärfälle Preis/Menge	optional	Lieferantenstamm (ggf. eingeschränkt)	Bankdatenänderung nur mit 4-Augen
AP	alle Rechnungen (AP)	Formale Prüfung, Buchung	ja (buchhalterisch)	Stammdatenpflege (ggf. getrennt)	Buchung != Stammdatenänderung; Zahllauf getrennt
Budgetverantw.	zugewiesene Vorgänge	Kommentar	ja (wirtschaftlich)	nein	Freigabegrenzen; keine Buchung
Revision/Audit	Read-only	nein	nein	nein	Export nur kontrolliert

Protokollierung und Audit-Trail (Mindestanforderungen)

Jeder Bearbeitungsschritt im Workflow erzeugt einen nicht manipulierbaren Audit-Eintrag (Zeitstempel, Nutzer, Aktion, Ergebnis).
Änderungen an Rechnungsdaten (z. B. Korrektur OCR-Feld) sind versioniert, begründet und nachvollziehbar.
Berechtigungs- und Rollenänderungen werden zentral protokolliert (inkl. Genehmigung).
Schnittstellenfehler (Import-/Export) werden nachvollziehbar geloggt und in Fehlerqueues bearbeitet.
Für steuerliche Außenprüfungen ist ein maschinell auswertbarer Zugriff auf relevante Daten sicherzustellen (GoBD).

Archivierung, Aufbewahrung, Löschkonzept

Archivierung dient nicht nur der Ablage, sondern der Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten sowie der Sicherstellung eines durchgängigen Prüfpfads. Wesentliche Prinzipien sind Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Ordnung, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit sowie der Schutz personenbezogener Daten.

Unterlage	Regel (Kurz)	Frist (typisch)	Rechtsgrundlage (Auswahl)	Hinweise
Eingangsrechnungen / Buchungsbelege	Aufbewahrung der Rechnung/Belege	8 Jahre (Regelfall)	UStG § 14b; AO § 147; HGB § 257	Fristbeginn i. d. R. Schluss des Kalenderjahres; Sonderfristen möglich
Handels-/Geschäftsbriefe	Aufbewahrung Schriftwechsel	6 Jahre	HGB § 257; AO § 147	z. B. E-Mails mit Vertragsbezug
Verträge/Nachträge	Aufbewahrung Vertragsunterlagen	mind. 6–10 Jahre, oft länger	HGB/AO; zivilrechtliche Verjährung	bei Bau/Anlagen oft projektspezifisch
Scan-Originale (nach ersetzendem Scannen)	Vernichtung möglich, wenn rechtssicher	nach Freigabe	GoBD; TR-RESISCAN; interne Richtlinie	nur nach dokumentiertem Scanprozess und Risikoanalyse

Hinweis E-Rechnung

Bei E-Rechnungen ist sicherzustellen, dass mindestens der strukturierte Datenteil im Originalformat aufbewahrt und maschinell auswertbar bereitgestellt werden kann. Wenn zusätzliche menschenlesbare Darstellungen (z. B. PDF) steuerrelevante Zusatzinformationen enthalten, sind diese ebenfalls aufzubewahren.

Löschkonzept (DSGVO-konform)

Das Löschkonzept folgt dem Grundsatz „so kurz wie möglich, so lang wie nötig“. Es umfasst: (1) definierte Löschfristen je Dokumentklasse, (2) automatisierte Löschläufe nach Fristablauf, (3) Sperr-/Legal-Hold-Funktion für laufende Verfahren, (4) dokumentierte Vernichtung inkl. Protokoll, (5) datenschutzgerechte Vernichtung physischer Originale nach DIN 66399/ISO 21964.

Betrieb/Monitoring/Support (SLA)

Für einen stabilen und prüfungssicheren Betrieb sind klare Betriebsrollen, Supportprozesse und SLAs erforderlich. Das gilt insbesondere bei dezentraler Nutzung (Mobile Freigaben, Homeoffice), weil Prozessstillstände sonst unmittelbar zu Frist- und Zahlungsrisiken führen.

Service	Beschreibung	Servicezeit	Reaktionszeit (Beispiel)	Lösungszeit (Beispiel)	Monitoring/KPIs
Service Desk (1st Level)	Annahme von Störungen/Anfragen; Erstdiagnose; Ticketing	Mo-Fr 08:00-18:00	P1: 30 Min; P2: 4 Std	P1: 4 Std; P2: 2 AT	Ticketvolumen, SLA-Quote
Applikationsbetrieb (2nd Level)	Workflow/Capture/DMS/ERP-Schnittstellen; Regelpflege	Mo-Fr 08:00-18:00	P1: 2 Std	P1: 2 AT	Job-Status, Fehlerqueues
Technischer Betrieb (3rd Level)	Infrastruktur, Datenbank, Storage, Netzwerk	24/7 für kritische Systeme	P1: 15 Min	RTO/RPO	Systemverfügbarkeit, Performance
Fachlicher Support (Key User)	Prozessfragen, Freigabelogik, Stammdaten	Mo-Fr	1 AT	5 AT	First-Time-Right, Schulungsbedarf

Backup/Restore, Notfallbetrieb

Backup und Restore sind nicht nur IT-Themen, sondern Teil der GoBD-Nachvollziehbarkeit. Wesentlich sind definierte RPO/RTO-Ziele, regelmäßige Restore-Tests und ein dokumentierter Notfallbetrieb.

Mindestanforderungen Notfallbetrieb (Auszug):

RPO (Recovery Point Objective) für Archiv und Workflow: max. 24 Stunden; für kritische Buchungsdaten gemäß ERP-Standard.
RTO (Recovery Time Objective) für Rechnungseingang/Workflow: z. B. 8 Stunden; für Zahllaufprozesse gemäß Zahlungsfenstern.
Notfallkanal: Rechnungen werden bei Systemausfall in einer kontrollierten Quarantäne (gesicherter Mailbox/Ordner) gesammelt; nach Wiederanlauf kontrolliert importiert.
Manuelle Freigaben im Notfall sind nur mit dokumentierter Sonderfreigabe und nachträglicher Systemnachpflege zulässig.
Regelmäßige Notfallübungen (mind. jährlich) und dokumentierte Ergebnisse.

Release- und Change-Management

Prozess- und Systemänderungen (z. B. neue Freigaberegeln, Toleranzen, E-Rechnungsformate, Schnittstellen) unterliegen einem kontrollierten Change-Management. Ziel ist Stabilität, Nachvollziehbarkeit und die Sicherstellung, dass Verfahrensdokumentation, Schulungen und Kontrollen mitgeführt werden.

Phase	Inhalt	Artefakte	Verantwortlich	Freigabe	Nachweis
C1 Antrag	Change Request erfassen	CR-Ticket, Impact	Prozessowner/IT	—	Ticket/Protokoll
C2 Bewertung	Risiko/Compliance, Testbedarf, Ressourcen	Bewertung, Testplan	IT + Fach + Compliance	Change Board	Bewertungsdokument
C3 Umsetzung	Konfiguration/Entwicklung, Doku-Update	Release Notes, Doku	IT/Key User	—	Versionsstand
C4 Test	Fachtest, Regression, Schnittstellen	Testfälle, Ergebnisse	Fach + IT	Abnahme	Testprotokoll
C5 Rollout	Deployment, Kommunikation, Schulung	Kommunikationsplan	IT + Prozessowner	Go	Rollout-Protokoll
C6 Nachkontrolle	KPI-/Fehleranalyse nach Go-live	Stabilisierungsreport	Prozessowner	—	Report

Kontrollmatrix

Die Kontrollmatrix verbindet Prozessrisiken mit konkreten Kontrollen, Verantwortlichen und Nachweisen. Sie ist Grundlage für interne Prüfungen (Revision), externe Prüfungen (z. B. Jahresabschluss, steuerliche Außenprüfung) sowie für kontinuierliche Prozessverbesserung.

Risiko	Prozessschritt	Kontrolle	Kontrollart	Frequenz	Owner	Nachweis	KPI/Schwelle
Rechnung geht verloren / verspätet	P1.1–P1.6	Eingangs-Journal + SLA-Monitoring + Eskalation	präventiv/detektiv	täglich	Prozessowner Post/Workflow	Journal, Eskalationslog	Durchlaufzeit <= X Tage
Doppelzahlung	P2.3	Dublettencheck (Regeln + manuelle Freigabe bei Treffer)	präventiv	je Beleg	AP	Dublettenprotokoll	Dublettenquote < X%
Falsche Bankverbindung / Betrug	P2.4/P2.10	4-Augen bei Bankdatenänderung + Zahlungssperre bei Abweichung	präventiv	je Änderung	Stammdatenstelle/AP	Änderungslog, Freigaben	0 ungeprüfte Änderungen
Falsche Steuerbehandlung	P2.4/P2.9	Formale USt-Plausibilitäten + Regelwerke (Steuerschlüssel)	präventiv	je Beleg	AP/Tax	Prüfvermerk, Buchungslog	Fehlerquote < X%
Unberechtigte Freigabe	P2.7/P2.8	Rollenmodell + Freigabegrenzen + Vertretungsregeln	präventiv	laufend	Prozessowner	Audit-Trail	SoD-Verstöße = 0
Verstoß Aufbewahrung/Löschung	03.03.2025	Revisionssicheres Archiv + Löschlauf mit Freigabe	präventiv/detektiv	monatlich/jährlich	Records Mgmt + DSB	Löschprotokoll, Archivbericht	0 unberechtigte Löschungen
Unvollständige Prüffähigkeit Bau	P2.7 (Projekt)	Checkliste Prüffähigkeit + Sperrlogik ohne Unterlagen	präventiv	je Rechnung	Bau/Projekt	Checkliste, Uploads	Nachforderungen < X%

Kontrollen müssen nicht nur definiert, sondern regelmäßig auf Wirksamkeit getestet werden. Die folgenden Testarten haben sich bewährt (risikoorientiert):

Prozessdaten-Tests: Auswertung von Logs und KPIs (z. B. Dublettenquote, Durchlaufzeiten, Ausnahmen je Lieferant).
Stichproben-Tests: Auswahl von Belegen und Prüfung des Prüfpfads (Dokument, Freigaben, Matching, Buchung, Archiv).
Berechtigungs-Reviews: periodische Überprüfung von Rollen und kritischen Berechtigungen (z. B. AP, Stammdaten, Admin).
Schnittstellen-Tests: Überwachung der Integrität (Vollständigkeit, Korrektheit) zwischen Capture/Workflow/ERP/Archiv.
Notfall-/Restore-Tests: dokumentierte Wiederherstellung, inkl. Integritätsprüfung der Archivobjekte.

Wirksamkeitsnachweis (Musteraufbau)

Für jede wesentliche Kontrolle wird ein Wirksamkeitsnachweis geführt. Dieser enthält mindestens: Kontrollbeschreibung, Risiko, Owner, Testmethode, Stichprobe/Zeitraum, Ergebnis, Abweichungen, Korrekturmaßnahmen, Datum/Unterschrift. Nachweise werden revisionssicher abgelegt und sind auf Anforderung vorlegbar.

A1 Checkliste – Formale Rechnungsprüfung (AP)

Prüfpunkt	Erledigt (Ja/Nein)	Hinweis
Rechnungssteller eindeutig (Name/Adresse)		Abgleich Kreditorenstamm
Rechnungsnummer vorhanden und plausibel		Dublettencheck
Rechnungsdatum / Leistungsdatum vorhanden		Zeitraum für Steuer/Abgrenzung
USt-ID/Steuernummer (falls erforderlich)		je nach Rechnungstyp
Leistungsbeschreibung ausreichend konkret		bei Bau/HOAI: Prüffähigkeit
Steuersatz/Steuerbetrag plausibel		Inland/EU/Drittland beachten
Bankverbindung entspricht Stammdaten		Abweichungen sperren
Bestell-/Vertrags-/WO-Referenz vorhanden		sonst Klärfall

A2 Checkliste – Sachliche Prüfung FM (Wartung/Störung)

Prüfpunkt	Nachweis/Quelle	Ergebnis	Kommentar
Work Order / Auftrag vorhanden	CAFM/CMMS
Leistung erbracht (Datum/Ort)	Einsatzbericht / Wartungsprotokoll
Material/Arbeitszeit plausibel	Positionsdaten / Leistungsverzeichnis
Sicherheits-/Notfallzuschläge begründet	Notfallprotokoll / Freigabe
Mängel/Beanstandungen dokumentiert	Mängelprotokoll

A3 Mustertext – Rückfrage fehlende Bestellnummer

Betreff: Rechnung [Rechnungsnummer] – Bitte um Ergänzung der Referenz

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir haben Ihre Rechnung erhalten. Für eine zügige Bearbeitung benötigen wir die zugehörige Bestellnummer bzw. Vertrags-/Auftragsreferenz.

Bitte senden Sie uns eine korrigierte Rechnung oder ergänzen Sie die Referenz unter Angabe von:

- Rechnungsnummer, Rechnungsdatum

- Bestellnummer / Vertragsnummer / FM-Auftragsnummer

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen

[Unternehmen / Kreditorenbuchhaltung]

Ziel der Lieferantenrichtlinie ist, Eingangsrechnungen so zu gestalten, dass eine automatische Verarbeitung möglich ist. Die Richtlinie wird Lieferanten vor Beauftragung bzw. im Rahmen des Onboardings bereitgestellt.

Rechnungen sind bevorzugt als E-Rechnung im vereinbarten Format (z. B. EN 16931-konform) zu übermitteln.
Alternativ: PDF-Rechnung an die zentrale Rechnungsadresse. Keine Rechnungen an Einzelpersonen.
Pflicht: Angabe der Bestellnummer bzw. Vertrags-/Auftragsreferenz pro Rechnung (im Betreff/auf dem Dokument).
Pro Rechnung nur eine Bestellung/Leistung (keine Sammelbelege über mehrere Kostenstellen ohne Abstimmung).
Anlagen (Aufmaß, Leistungsnachweise) sind in einem eindeutigen, maschinenlesbaren Format beizufügen.
Bankdatenänderungen werden nicht per Rechnung akzeptiert; sie sind gesondert anzukündigen und werden verifiziert (Betrugsprävention).

Modul Zielgruppe Inhalte Dauer (Richtwert)

Modul	Zielgruppe	Inhalte	Dauer (Richtwert)
T1 Grundlagen P1/P2	Alle Beteiligten	Prozesslandkarte, Rollen, SLAs, Grundbegriffe	60–90 Min
T2 Fachprüfung FM	Objektmanager, Techniker	WO/Vertrag, Nachweise, Notfallprozess, Checklisten	90 Min
T3 AP/FiBu	Kreditorenbuchhaltung	Formale Prüfung, Buchung, Ausnahmen, Mahnungen	120 Min
T4 Einkauf/Verträge	Einkauf/Vertragsmgmt	Bestellqualität, Vertragsmatch, Preisabweichungen	90 Min
T5 Key User/Admin	Key User/IT	Regelpflege, Monitoring, Berechtigungen, Audit-Trail	180 Min

Abb. A6-1: Prozesslandkarte (Soll)

Abb. A6-2: Eingangspost (P1) – Sollablauf

Abb. A6-3: Rechnungseingang (P2) – Sollablauf

Abb. A6-4: Klärfälle und Ausnahmen (Prinzip)

Die folgenden Kennzahlen unterstützen Steuerung, IKS und kontinuierliche Verbesserung. Zielwerte sind organisationsspezifisch festzulegen.

KPI	Definition	Formel (Beispiel)	Datenquelle	Frequenz	Owner
Durchlaufzeit Rechnung	Zeit von Eingang bis Buchung (bzw. Zahlungsvorbereitung)	Median(P2.1 -> P2.10)	Workflow/ERP	wöchentlich/monatlich	Prozessowner AP
Durchlaufzeit Post Routing	Zeit von Posteingang bis Zustellung an zuständige Queue	Median(P1.1 -> P1.5)	DMS/Workflow	wöchentlich	Prozessowner Post
STP-Quote (Touchless)	Anteil Rechnungen ohne manuelle Datennachbearbeitung/ohne Klärfall	# STP / # Gesamt	Workflow	monatlich	Prozessowner AP
Match-Quote	Anteil Rechnungen mit erfolgreichem PO/Vertrags/WO-Match	# gematcht / # matchfähig	Workflow/ERP/CAFM	monatlich	Einkauf/FM/AP
Klärfallquote	Anteil Rechnungen, die in Ausnahmerouting gehen	# Klärfälle / # Gesamt	Workflow	monatlich	Prozessowner AP
Skonto-Realisation	Anteil realisiertes Skonto am theoretisch möglichen Skonto	Skontoertrag / Skontopotenzial	ERP/AP	monatlich	Finanzen
Mahnquote	Anteil Rechnungen mit Mahnung	# Mahnungen / # Rechnungen	DMS/Workflow	monatlich	AP
Dublettenquote	Anteil als Dublette erkannter Rechnungen	# Dubletten / # Rechnungen	Workflow/ERP	monatlich	AP
SLA-Einhaltung	Anteil Vorgänge innerhalb definierter SLAs	# innerhalb SLA / # Gesamt	Workflow	monatlich	Prozessowner
Systemverfügbarkeit	Verfügbarkeit der Kernsysteme (Eingang/Workflow/Archiv)	1 - (Downtime/Servicezeit)	Monitoring	monatlich	IT Betrieb

Die Nutzenpotenziale werden im Sollprozess auf zwei Ebenen adressiert: (a) direkte monetäre Effekte und (b) qualitative Effekte (Risiko, Transparenz, Zufriedenheit).

Nutzen	Kategorie	Messbarkeit (Beispiel-KPI)	Erläuterung
Skontoerträge erhöhen	materiell	Skonto-Realisation	Durch kürzere Durchlaufzeiten und Fristensteuerung werden Skontofristen systematisch eingehalten.
Mahn- und Verzugsfolgekosten senken	materiell	Mahnquote	Transparenz und Eskalation verhindern übersehene Rechnungen und Mahnläufe.
Bearbeitungsaufwand pro Rechnung reduzieren	materiell	STP-Quote, Ø Touches	Weniger manuelle Erfassung/Klärfälle senkt Zeitaufwand und erhöht Kapazität.
Doppelzahlungen vermeiden	materiell	Dublettenquote	Regelbasierter Dublettencheck und Sperrlogik reduzieren finanzielle Schäden.
Druck/Porto/physische Archivkosten senken	materiell	Papierquote, Archivkosten	Weniger Ausdrucke, strukturierte E-Rechnung und revisionssicheres digitales Archiv.
Prüfungssicherheit/Audit-Readiness erhöhen	immateriell	Audit-Findings, Nachweisquote	Durchgängiger Prüfpfad, Protokollierung und klare Dokumentenklassen.
Transparenz und Steuerbarkeit verbessern	immateriell	KPI-Set, SLA-Einhaltung	Status je Vorgang ist jederzeit sichtbar; Management erhält belastbare Kennzahlen.
Mitarbeiterzufriedenheit & New-Work-Fähigkeit steigern	immateriell	Nutzerfeedback, Vertretungsquote	Digitale Queues, Vertretungslogik und ortsunabhängige Freigaben erleichtern Zusammenarbeit.
Lieferantenkommunikation professionalisieren	immateriell	Klärfälle je Lieferant	Standardisierte Rückfragen und klare Rechnungsrichtlinie reduzieren Pingpong.
Datenqualität für Controlling erhöhen	immateriell	Match-Quote, Kontierungsqualität	Strukturierte Daten verbessern Kostenstellen-/Projekttransparenz und Analysen.