Automatisierte Rechnungs- und Postprozesse

Die Bearbeitung von Eingangspost und Eingangsrechnungen ist eine Querschnittsfunktion, die – korrekt aufgesetzt – einen überproportionalen Beitrag zur Steuerungsfähigkeit des Gesamtunternehmens leistet. Im Facility Management kommt eine besondere Komplexität hinzu: Viele Rechnungen beziehen sich auf verteilte Objekte/Standorte, technische Anlagen, periodische Wartungen, Störungen/Notfälle oder projekt-/baunahe Leistungen. Ohne strukturierte, digitale Prozesse entstehen Medienbrüche, Liegezeiten und Prüfungs‑/Audit‑Risiken.

Ziel ist die Beschreibung eines „optimalen“ End‑to‑End‑Ablaufs, der weitestgehend automatisiert ist, aber dort bewusst menschliche Entscheidungen vorsieht, wo Recht, Wirtschaftlichkeit oder Risikomanagement dies erfordern (z. B. sachliche Prüfung, Budget-/Investitionsentscheidungen, Sonderfälle).

• Eingangspostbearbeitung (physische Post, E‑Mail, Portale, EDI, E‑Rechnung, interne Post) als „Digital Mailroom“.

• Eingangsrechnungsbearbeitung (Kreditorenprozess) einschließlich Prüfungen, Freigaben, Buchung, Zahlung und Archivierung.

• Vorgelagerte Prozesse (Verträge, Bestellung, Leistungserfassung/Abnahme), die Voraussetzung für eine vertragsgemäße Rechnungslegung sind.

• Sonderfälle (Mahnungen, Gutschriften, Stornos, Reklamationen) und FM‑Spezialfälle (Wartung, Notfall, Projekt/Bau).

• Verfahrensdokumentation (GoBD), Arbeitsanweisungen und KPI‑/IKS‑System.

• Digital first: Belege werden so früh wie möglich digital verfügbar gemacht (E Rechnung oder frühes Scannen).

• Einmalige Datenerfassung („Once only“): Stammdaten, Bestelldaten und Rechnungsdaten werden nicht mehrfach manuell erfasst.

• Regelbasiert vor individuell: Standardfälle laufen regel- und workflowgestützt („Touchless/Low Touch“); Ausnahmen laufen in klaren Ausnahmeprozessen.

• Trennung von Aufgaben und Rollen: Sachliche Prüfung, Buchung und Zahlungsfreigabe sind organisatorisch und systemisch sauber getrennt (IKS).

• Transparenz und Steuerung: Jeder Beleg ist statusgeführt, durchsuchbar, auswertbar (Durchlaufzeiten, Engpässe, Skonto, Ausnahmen).

• New Work: Dezentral arbeitende Teams erhalten digitale, mobile, asynchrone Freigabe- und Kollaborationsmöglichkeiten – ohne Medienbrüche.

Praxisanalysen zeigen häufig wiederkehrende Muster: papierbasiertes Arbeiten, Ausdruck auch digital eingehender Rechnungen, unklare Zuständigkeiten bei Mahnungen, fehlende Lieferantenvorgaben (zentrale Rechnungsadresse, Pflicht zur Bestellnummer), spätes Scannen ohne Nutzung des Automatisierungspotenzials, sowie fehlende Transparenz zu Durchlaufzeiten und Prozesskosten.

Für die Eingangsrechnungsbearbeitung sind insbesondere die umsatzsteuerlichen Rechnungsanforderungen maßgeblich. § 14 UStG definiert den Begriff der Rechnung und unterscheidet seit dem 1. Januar 2025 ausdrücklich zwischen elektronischer Rechnung (strukturierte E‑Rechnung) und „sonstiger Rechnung“ (z. B. Papier oder unstrukturiertes PDF). Die Pflichtangaben ergeben sich insbesondere aus § 14 Abs. 4 UStG sowie ergänzend aus UStDV/UStAE.

• Formale Pflichtangaben müssen maschinell prüfbar sein (Vollständigkeit, Plausibilität).

• Bei E‑Rechnungen müssen die Pflichtangaben im strukturierten Teil enthalten sein; Anhänge können ergänzen, Links nach extern reichen nicht als Ersatz.

• Validierung gegen Format- und Geschäftsregeln (z. B. EN 16931‑Regeln, XRechnung‑Regeln) ist sinnvoll und sollte nachvollziehbar dokumentiert werden (Validierungsbericht).

Die GoBD konkretisieren, wie elektronische Unterlagen aufzubewahren sind (Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Dokumentation, Zugriffsmöglichkeiten). In der 2. GoBD‑Änderung (BMF 14.07.2025) wurden u. a. Anpassungen im Zusammenhang mit gesetzlichen Änderungen vorgenommen.

Für ersetzendes Scannen (papierhafte Originale werden nach qualitätsgesichertem Scan vernichtet) gilt: Es ist möglich, sofern das Verfahren organisatorisch und technisch so gestaltet ist, dass Authentizität, Integrität, Vollständigkeit und Lesbarkeit gewährleistet sind. In der Praxis wird dies durch eine dokumentierte Scan‑Organisation, Qualitätskontrollen, Protokollierung und ein revisionssicheres Archiv unterstützt. Eine Orientierung bieten z. B. Muster‑Verfahrensdokumentationen der berufsständischen Organisationen und behördliche Empfehlungen.

Eingangspost und Rechnungen enthalten regelmäßig personenbezogene Daten (z. B. Ansprechpartner, Kontaktdaten, Bankverbindungen). Deshalb sind DS‑GVO und BDSG einzuhalten. Wesentlich sind u. a. Zweckbindung, Datenminimierung, Zugriffskonzepte, Auftragsverarbeitung bei Dienstleistern (z. B. Scan‑Dienstleister), Löschkonzepte und technische/organisatorische Maßnahmen (TOM). Schon die Analyse und Prozessaufnahme sollte personenbezogene Daten nur in dem Umfang nutzen, der zwingend erforderlich ist.

Darüber hinaus sind Informationssicherheitsanforderungen (z. B. ISO/IEC 27001‑Logik), Berechtigungsmanagement, Protokollierung, sowie – je nach Branche – zusätzliche Compliance‑Anforderungen (z. B. Interne Revision, IDW‑Prüfungsstandards für IT‑Systeme, Richtlinien zur Geldwäscheprävention oder Sanktionslistenprüfungen) zu berücksichtigen.

• EN 16931: Semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen (EU‑weiter Standard).

• XRechnung: Deutsche CIUS/Umsetzung für B2G, EN 16931‑konform.

• ZUGFeRD: Hybridformat (PDF/A‑3 + eingebettetes XML), EN 16931‑konform.

• DIN 66399: Sicherheitsstufen für Datenträgervernichtung (relevant bei Vernichtung von Papieroriginalen).

• ISO 15489 (Records Management) und ISO 27001 (Informationssicherheit) als bewährte Referenzrahmen.

Die Zielarchitektur lässt sich unabhängig von konkreten Produktentscheidungen in Funktionsbausteine gliedern. Diese Bausteine können on‑premises oder cloudbasiert betrieben werden, sofern Datenschutz, Informationssicherheit und vertragliche Anforderungen erfüllt sind.

• Ebene 0: Gesamtprozess (Eingangspost & Rechnung, E2E).

• Ebene 1: Teilprozesse (Digital Mailroom, Invoice Processing, Procure‑to‑Pay‑Vorprozesse).

• Ebene 2: Prozessschritte (standardisiert, mit definierten Inputs/Outputs und Kontrollen).

• Geschwindigkeit: Eingangspost ist unmittelbar digital verfügbar (Sofort‑Verfügbarkeit statt Umlauf).

• Qualität: Einheitliche Klassifikation und Metadaten erhöhen Auffindbarkeit und senken Fehler.

• Compliance: Nachvollziehbarkeit, Datenschutz, sichere Vernichtung und GoBD‑Konformität.

Der Mehrwert zeigt sich unmittelbar in dezentralen Arbeitsmodellen: Mitarbeitende erhalten Belege und Poststücke unabhängig vom Arbeitsort, Vertretungen können ohne physische Aktenübernahme arbeiten, und das Unternehmen gewinnt Transparenz über Volumina, Durchlaufzeiten und Engpässe.

• Eingangsbuch/Tracking: jedes Poststück ist statusgeführt.

• Scan‑QC: definierte Stichprobe + Fehlerquote; Nachscan‑Prozess.

• Zugriffskonzepte: Rollenbasierte Berechtigungen, besonders für sensible Klassen (Personal, Compliance‑Hinweise).

• Vernichtungsfreigabe: Papieroriginale werden nur nach dokumentierter QC und Regelwerk vernichtet.

• Auftragsverarbeitung: bei externem Scan‑Dienstleister (AV‑Vertrag, TOM, Auditrechte).

• Rechtssicherheit (Rechnung als steuerlicher Nachweis; GoBD konforme Aufbewahrung; Audit Trail).

• Wirtschaftlichkeit (geringe Prozesskosten je Rechnung; Skonto Nutzung; Vermeidung von Mahnkosten).

• Steuerungsfähigkeit (Transparenz über Kosten, Budgets, Verbindlichkeiten, Leistungsstände).

Automatisierung ist dabei kein Selbstzweck. Sie wird dort eingesetzt, wo Regeln eindeutig sind (Pflichtfelder, Dubletten, 2‑/3‑Way‑Match, Skonto‑Termine, Betragsgrenzen), und sie schafft Zeit für die sachliche Prüfung in Ausnahmefällen.

Ab 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich eine E‑Rechnung (strukturiert, maschinenlesbar) zu verwenden; Papier und unstrukturiertes PDF sind dann „sonstige Rechnungen“ und nur im Rahmen von Ausnahmen/Übergängen zulässig (vgl. BMF FAQ E‑Rechnung, Stand 10/2025; BMF 15.10.2025). Für öffentliche Auftraggeber (B2G) gelten daneben eigenständige Vorgaben (z. B. ERechV, XRechnung‑Pflichten).

• Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen können (technische Empfangsfähigkeit).

• Die bevorzugten Formate sollten klar benannt und validierbar sein (z. B. XRechnung, ZUGFeRD ab Profil EN 16931‑konform).

• Für „sonstige Rechnungen“ (Übergangs- und Ausnahmenfälle) bleibt ein Scan/OCR‑Prozess erforderlich.

• Die strukturierte Komponente ist führend und muss unverändert aufbewahrt werden (vgl. BMF 15.10.2025, Rn. 60).

• Dublettenprüfung (systemisch, vor Buchung).

• „Supplier Master Data Change Control“: Änderungen an IBAN/Adresse nur mit Vier‑Augen‑Prinzip und Protokoll.

• Toleranzregeln (Preis/Menge) dokumentiert und regelmäßig reviewt.

• Freigabegrenzen & Vertretungen: nachvollziehbar, genehmigt, revisionssicher protokolliert.

• Zahlungsfreigabe getrennt von sachlicher Prüfung.

• Archiv: strukturierter Teil der E‑Rechnung unverändert; Anhänge mitgeführt; Zugriff für Finanzbehörden möglich.

Die Automatisierung im Rechnungseingang ist mathematisch begrenzt durch die Datenqualität im Vorprozess. Wo keine eindeutige Bestell-/Auftragsnummer existiert, wo Preise/Konditionen nicht systemisch hinterlegt sind oder wo Leistungsnachweise fehlen, entsteht zwangsläufig ein Klärfall. Best Practice ist deshalb: Rechnungseingang als Teil eines integrierten Procure‑to‑Pay‑Prozesses (P2P) zu betrachten.

Praxisanalysen zeigen, dass ohne externe Vorgaben an Lieferanten (zentrale Rechnungsadresse, korrekte Firmierung, Pflicht zur Bestellnummer) der Eingang ungerichtet ist und Mahnungen/Fehladressierungen viel interne Arbeit erzeugen.

• Bedarf (FM‑Ticket, Maßnahme, Investitionsantrag)

• Bestellung/Beauftragung (PO/Call‑off) inkl. Konditionen

• Leistungserbringung (inkl. Liefer-/Leistungsnachweis)

• Abnahme / sachliche Bestätigung (SES)

• Rechnung / Zahlung (P2)

• Rahmenvertrag + jährlicher/monatlicher Abruf (Blanket‑PO) je Objekt/Anlage.

• Leistungsnachweis digital (Wartungsprotokoll als Anhang oder Referenz im System).

• Rechnungsprüfung über Vertrags-/Planerfüllung und automatische Kontierung über Objekt-/Anlagenstamm.

• Abweichungen (zusätzliche Leistungen) laufen als Nachtrag/Extra‑PO, nicht „versteckt“ in der Wartungsrechnung.

• Sofortige Beauftragung über „Notfall‑Bestellnummer“ oder vordefinierte Notfall‑POs (pro Gewerk/Standort).

• Nachträgliche, aber verpflichtende Dokumentation: Störungsbericht, Arbeitsnachweis, Material.

• Klare Schwellenwerte: ab Betrag X zusätzliche Freigabe durch FM‑Leitung/Budgetverantwortliche.

• „After‑Action‑Review“: regelmäßige Stichprobe (Revision/Controlling) zur Prävention von Missbrauch.

• Projektstruktur (PSP) und Kostenarten (CAPEX/OPEX) sind vor Leistungserbringung festgelegt.

• Vertragliche Regelungen zu Abschlägen, Sicherheiten, Gewährleistungseinbehalten (VOB/B) sind systemisch abbildbar.

• Rechnungsprüfung umfasst: Abgleich Aufmaß/Leistungsstand, Nachtragsfreigaben, Einbehalte.

• Schlussrechnung nur nach dokumentierter (Teil‑)Abnahme; Mängelrügen laufen über definierte Prozesse.

• Dokumente (Protokolle, Nachträge) werden als Projektakte geführt (Records Management).

Ein häufiger Effizienzverlust entsteht durch Medienbrüche zwischen FM‑Systemen (CAFM/CMMS), Bestellsystem und Finanzsystem. Best Practice ist die systemische Übergabe der Bedarfsmeldung in eine Bestellung ohne manuelles Abtippen, sowie die Rückmeldung von Buchungs- und Zahlungsstatus an das FM (Kostenfeedback).

Mahnungen sind im Kern ein Symptom: entweder fehlt die Rechnung intern, die Rechnung ist im Klärfall oder sie ist bereits bezahlt und die Mahnung ist unberechtigt. In papierbasierten Verfahren werden Mahnungen häufig ungerichtet weitergeleitet („vermutete Abteilung“) – mit langen Liegezeiten. Best Practice ist ein zentraler Mahnprozess.

Gutschriften und Stornos sind prozessual wie Rechnungen zu behandeln: Sie benötigen eine eindeutige Referenz (ursprüngliche Rechnung, Auftrag/Vertrag), eine sachliche Prüfung und eine korrekte steuerliche Behandlung. Nach Verwaltungsauffassung gelten die Regelungen zur verpflichtenden E‑Rechnung auch für Gutschriften nach § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG. Für technische Umsetzungen ist wichtig, dass negative Beträge (Credit Notes) unterstützt werden.

• Systemische Toleranzregeln (z. B. ±1 % oder ±10 €) für Kleinstabweichungen.

• „No PO – No Pay“ als Grundsatz, jedoch mit definiertem Ausnahmeprozess für Notfälle.

• Nachträge (Projekt/Bau) nur nach formaler Freigabe; keine Vermischung in Standardrechnungen.

• Klare Kommunikation an Lieferanten: welche Angaben fehlen, welche Frist, welche Konsequenz.

• Bankdatenänderungen nur über getrennte Prozesse (4‑Augen, Callback, dokumentierter Nachweis).

• Lieferantensperren (z. B. Qualitätsmängel) sind systemisch abzubilden; Rechnungen laufen in Sperr‑Workflow.

• Verdachtsfälle (Phishing/CEO‑Fraud) werden über definierte Eskalationspfade behandelt (Compliance/IS).

Das IKS im Rechnungseingang stellt sicher, dass Zahlungen nur für ordnungsgemäß erbrachte Leistungen und auf korrekte Empfängerkonten erfolgen, dass steuerliche Anforderungen erfüllt sind und dass Belege revisionssicher aufbewahrt werden. Automatisierung ist IKS‑Treiber: Regelprüfungen und Audit‑Trails werden systemisch erzeugt, statt nachträglich dokumentiert.

• jede Statusänderung protokollieren (Audit‑Trail),

• Freigaben eindeutig einem Nutzer und Zeitpunkt zuordnen,

• Änderungen an Stammdaten versionieren,

• Exportmöglichkeiten für Prüfungen bieten (z. B. GDPdU/IDEA‑Logik).

KPIs dienen nicht der Überwachung einzelner Mitarbeitender, sondern der Prozesssteuerung: Engpässe erkennen, Ursachen analysieren, Regeln/Standards verbessern. Wichtig ist eine eindeutige Definition (Formel, Datenquelle, Messzeitpunkt) und eine regelmäßige Review‑Routine (z. B. monatliches Prozessboard).

• Wöchentliches Kurzboard (15–30 Min): Backlog, SLA‑Risiken, Eskalationen.

• Monatliches Prozessboard (60–90 Min): KPI‑Trends, Root‑Cause‑Analysen, Regelanpassungen.

• Quartalsweises Governance‑Board: IKS‑Review, Audit‑Findings, Maßnahmenpriorisierung.

Die Verfahrensdokumentation ist das zentrale Dokument zur Nachvollziehbarkeit des Belegprozesses. Sie beschreibt, wie Belege empfangen, verarbeitet, gespeichert, aufbewahrt und wieder auffindbar gemacht werden – inklusive der eingesetzten Systeme und Kontrollen. Sie ist Kernbestandteil der GoBD‑Konformität.

• Allgemeine Beschreibung (Prozessziel, Geltungsbereich, Verantwortlichkeiten)

• Anwenderdokumentation (Arbeitsanweisungen, Prozessschritte, Belegfluss)

• Technische Systemdokumentation (Systemlandschaft, Schnittstellen, Berechtigungskonzept)

• Betriebsdokumentation (Betrieb, Backups, Release‑/Change‑Management, Notfallkonzept)

IKS‑Dokumentation (Kontrollmatrix), Testnachweise (z. B. Validierungsberichte), sowie Regelwerke (Aufbewahrungs- und Löschkonzept).

• Scan‑Organisation (Rollen, Verantwortlichkeiten, Schulungen).

• Scan‑Technik (Scanner, Auflösung, Farbmodus, Dateiformate, Barcode/Index).

• Prozessschritte inkl. QC (Stichproben, Fehlerhandling, Nachscan).

• Schutz vor Manipulation (Unveränderbarkeit, Protokollierung, Zugriffskontrolle).

• Vernichtung (Zeitpunkt, Freigabe, Nachweis, Sicherheitsstufe nach DIN 66399).

• Umgang mit Ausnahmen (Originalaufbewahrung, Rechtstitel, Verträge).

Bei Nutzung externer Scan‑Dienstleister sind zusätzlich Auftragsverarbeitungsvertrag, TOM, Transport-/Ketten‑der‑Obhut („Chain of Custody“) und Auditrechte zu dokumentieren.

Für E‑Rechnungen gilt: Der strukturierte Teil ist unverändert aufzubewahren. Anhänge (z. B. PDF mit Stundennachweisen) sind aufzubewahren, wenn sie Teil des Belegs sind. Für Umsatzsteuerzwecke reicht es nach Verwaltungsauffassung nicht aus, nur eine bildhafte Darstellung aufzubewahren; das strukturierte Original ist erforderlich.

Sicherstellen, dass Eingangspost binnen definierter SLAs digital verfügbar ist, korrekt klassifiziert und revisionssicher abgelegt wird. Voraussetzungen: Berechtigung, Schulung, Zugriff auf Scan‑Arbeitsplatz und Mailroom‑System.

• Posteingang leeren und im Eingangsbuch registrieren (Datum/Uhrzeit/Kanal).

• Sensible Post identifizieren (z. B. Personal, Betriebsrat, Compliance) und getrennt behandeln.

• Physische Post öffnen, Beilagen prüfen, Klammern entfernen.

• Scannen nach Scanprofil; Barcodes/Index anwenden.

• Automatische Klassifikation prüfen; Metadaten ergänzen (Dokumenttyp, Absender).

• QC durchführen (Stichprobe bzw. 100% bei kritischen Klassen).

• Dokument in richtigen Workflow übergeben; Benachrichtigung auslösen.

• Papieroriginal gemäß Regelwerk verwahren oder zur Vernichtung freigeben; Vernichtung dokumentieren.

Formale und rechnerische Verarbeitung, Steuer-/Dublettensicherheit, SLA‑Einhaltung und Lieferantenkommunikation. Grundsatz: Standardfälle laufen regelbasiert; Ausnahmefälle werden strukturiert geklärt.

• 1) Neue Rechnung im Workflow prüfen (Formatstatus/Validierung).

• 2) Pflichtfelder und Plausibilitäten prüfen (automatischer Check; manuelle Sicht nur bei Exceptions).

• 3) Dublettenwarnungen bearbeiten.

• 4) Matchingstatus prüfen: PO/SES/GR.

• 5) Bei Match OK: Workflow an sachliche Freigabe (FM/Budget) routen.

• 6) Nach Freigabe: Buchungssatz erzeugen und in ERP übergeben.

• 7) Skonto-/Zahlungsbedingungen prüfen; Zahlungsdatum optimieren.

• 8) Archivstatus kontrollieren.

• 9) KPI‑Einträge/Exception‑Codes setzen (für Reporting).

• A) Fehlende PO/Referenz: Lieferant und/oder Einkauf kontaktieren; Rechnung in Klärstatus setzen.

• B) Preisabweichung: Abgleich Vertrag/PO; ggf. Nachtrag anfordern.

• C) Fehlender Leistungsnachweis: FM‑Fachprüfung anfordern.

• D) Bankdatenänderung: separater Kontrollprozess (4‑Augen, Verifikation).

• E) Mahnung: Zahlungsstatus prüfen, Statusmeldung an Lieferant, Priorisierung bei Verzug.

Sicherstellen, dass nur vertragsgemäße, mängelfreie Leistungen bezahlt werden und dass die Kosten sachgerecht (Objekt/Anlage/Projekt) zugeordnet sind.

• Workflow‑Benachrichtigung öffnen; Rechnungsbeleg + Auftrags-/Objektbezug prüfen.

• Leistungsnachweis prüfen (Wartungsprotokoll, Störungsbericht, Aufmaß, Stundenzettel).

• Vertrag/Konditionen prüfen: Einheitspreise, Pauschalen, Materialzuschläge, Anfahrten.

• Abweichungen dokumentieren; ggf. Reklamation/Nachtrag auslösen.

• Sachliche Freigabe erteilen oder ablehnen (mit Begründungscode).

• Bei Ablehnung: Lieferant über AP informieren; ggf. Ticket zur Mängelbeseitigung anlegen.

Sicherstellen, dass Budgets eingehalten, Kostenentwicklungen gesteuert und Freigabegrenzen eingehalten werden.

• 1) Prüfung: Budgetstatus, Projektstatus, wirtschaftliche Angemessenheit.

• 2) Freigabe erteilen oder zurückweisen; Delegation/Vertretung gemäß Regelwerk.

• 3) Eskalation bei wiederkehrenden Abweichungen (z. B. Notfallkosten, Nachträge).

• Abschlags-/Teilrechnung prüfen: Leistungsstand, Aufmaß, Nachträge.

• Einbehalte/Sicherheiten prüfen (z. B. Gewährleistungseinbehalt).

• Dokumentation in Projektakte (Protokolle, Nachträge, Abnahmen).

• Freigabe erteilen; bei Unklarheiten Reklamation/Nachtragsprozess.

• Reduktion der Prozesskosten je Rechnung (FTE‑Zeit, Nachbearbeitung, Postlauf).

• Skonto‑Realisierung und Vermeidung von Verzugszinsen/Mahnkosten.

• Reduktion von Papier-, Druck-, Porto- und Lagerkosten.

• Vermeidung von Dublettenzahlungen.

• Schnellere Periodenabschlüsse (weniger Rückstellungen wegen unklarer Verbindlichkeiten).

Praxisbeispiele zeigen, dass allein die Umstellung von papierbasierter Umlaufmappe auf digitale Freigabe signifikant Ressourcen freisetzt und Bearbeitungszeiten senkt; die frühe Digitalisierung (statt spätem Scannen) erschließt zusätzliches Potenzial durch Datenextraktion und Workflow‑Routing.

• Transparenz: Jede Rechnung hat einen Status; Durchlaufzeiten und Engpässe sind sichtbar.

• Qualität: Einheitliche Regeln senken Fehler; Wissen ist weniger personenabhängig.

• Compliance & Audit‑Readiness: GoBD‑konforme Verfahrensdokumentation, Audit‑Trail, eindeutige Nachweise.

• New Work: Ortsunabhängige Freigaben, Vertretungsregeln, asynchrone Zusammenarbeit.

• Arbeitgeberattraktivität: Moderne, digitale Arbeitsweisen reduzieren monotone Tätigkeiten.

• Resilienz: Bei Ausfall einzelner Personen oder Standorte bleibt der Prozess steuerbar.

• Objekt-/Anlagensteuerung: Kosten werden schneller und genauer dem Objekt/der Anlage zugeordnet.

• Dienstleistersteuerung: Wartungs- und Störungsleistungen werden besser nachweisbar und auswertbar.

• Projektsteuerung: Nachträge/Abschläge werden transparent; CAPEX‑Budgets sind kontrollierbar.

Zudem ermöglicht ein zentraler Workflow die Analyse und Optimierung von Durchlaufzeiten sowie die Anpassung von Freigabegrenzen „per Knopfdruck“ und das Management von Sonderverfahren (z. B. gesperrte Lieferant)

• 1) Ist‑Aufnahme (Prozess, Volumina, Systeme, Rollen, Sonderfälle)

• 2) Soll‑Design (Zielbild, Regelwerk, RACI, IKS, KPI)

• 3) Pilot (ein Standort/Objekt, definierte Lieferantencluster)

• 4) Roll‑out (schrittweise Skalierung, Lieferanten-Onboarding)

• 5) Stabilisierung (KPI‑Board, Fehlerkorrektur, Schulung)

• 6) Optimierung (Automation ausbauen: Matching, Stammdaten, RPA/AI‑Assist)

Wichtig ist, die Ist‑Analyse nicht idealisiert darzustellen, sondern so aufzunehmen, wie sie wirklich gelebt wird, um die realen Potenziale (z. B. Skonto) zu quantifizieren.

• Zentrale Rechnungsadresse und Lieferantenkommunikation (Pflicht: PO‑Nummer, korrekte Firmierung).

• Einführung eines einheitlichen Eingangsbuchs und SLA‑Monitoring.

• Frühzeitiges Scannen (ersetzendes Scannen) statt spätem Archivscan.

• Vertretungsregelungen und digitale Freigaben (mobile).

• Standardisierte Exception‑Codes (Ursachenanalyse) und KPI‑Cockpit.

• Ortsunabhängigkeit: Aufgabenlisten, Freigaben, Recherchen sind remote möglich.

• Asynchronität: Freigaben sind nicht an physische Umläufe gebunden.

• Transparenz: Status und Verantwortlichkeiten sind sichtbar; Vertretungen greifen ohne „Aktenübergabe“.

• Kompetenzentwicklung: Wegfall monotoner Tätigkeiten schafft Raum für Lieferantensteuerung, Datenqualität, Prozessverbesserung.

Erfolgsfaktor ist ein klares Rollenverständnis und Training: Mitarbeitende müssen wissen, welche Prüfungen weiterhin menschlich erforderlich sind und wo das System bereits prüft.

Bei Einführung workflowgestützter, transparenter Systeme sind Datenschutz und ggf. betriebliche Mitbestimmung frühzeitig einzubinden. KPIs sollten prozessbezogen sein und nicht zur Leistungsüberwachung einzelner Personen missverstanden werden. Zugriff auf personenbezogene Daten ist zu begrenzen und zu protokollieren.

• Zentrale Rechnungsadresse (E‑Mail/Portal/Peppol‑Endpoint).

• Zulässige Formate: E‑Rechnung nach EN 16931 (z. B. XRechnung, ZUGFeRD Profil EN 16931).

• Pflichtangaben zusätzlich zu UStG: Bestellnummer/Auftragsnummer, Objekt-/Anlagenbezug, Leistungszeitraum.

• Anlagen: Leistungsnachweise als Anhang (PDF) oder strukturierte Referenz.

• Konsequenz: Rechnungen ohne Pflichtreferenzen werden zurückgewiesen oder in Klärstatus gesetzt.

• Ansprechpartner für Rückfragen und Eskalation.