Technische Planung für Postlogistiksysteme

Der Posteingang umfasst alle Schritte vom Eintreffen externer Sendungen bis zur internen Zustellung an den Empfänger. Typischerweise liefert der Post- oder Paketdienst morgens die Sendungen in der zentralen Poststelle ab.

• Annahme und Erfassung: Jede eingehende Sendung sollte zeitnah erfasst werden. Viele Organisationen stempeln Eingangsbriefe mit Datum/Uhrzeit (Posteingangsstempel) – dies ist wichtig für Fristen (z. B. bei Behörden oder Verträgen). Geplant werden muss, wer die Annahme durchführt und wie Sendungen dokumentiert werden (Eingangsbuch, elektronisches System). Für Pakete ist oft eine Unterschrift des Empfängers bei interner Zustellung erforderlich, was in der Prozessplanung berücksichtigt werden muss (Übergabeprotokoll, ggf. mobile Scanner zum Quittieren). Moderne digitale Poststellen nutzen Software, um eingehende Dokumente barcode- oder QR-basiert zu erfassen und nachzuverfolgen.

• Öffnen und Sortieren: Nach der Annahme stellt sich die Frage, welche Post geöffnet werden darf. Rechtlich gilt das Briefgeheimnis, so dass personalisierte Briefe an Mitarbeiter grundsätzlich nur vom Adressaten geöffnet werden dürfen – es sei denn, eine Öffnungsregelung bzw. Vollmacht liegt vor. Für Geschäftspost an Funktionsadressen (z. B. "Einkauf", "Personalabteilung") oder allgemeine Firmenanschriften ist das Öffnen durch die Poststelle zulässig und üblich. In der Planung ist festzulegen, welche Kategorien von Post verschlossen weitergeleitet werden (z. B. private Aufschrift "Persönlich/Vertraulich") und welche standardmäßig von der Poststelle geöffnet werden. Entsprechende Arbeitsanweisungen sind zu erstellen und mit dem Betriebsrat/Datenschutzbeauftragten abzustimmen, um DSGVO-Konformität zu gewährleisten (Rechtsgrundlage z. B. berechtigtes Interesse des Unternehmens an Geschäftsbriefen).

• Nach dem Öffnen (falls vorgesehen) werden die Inhalte auf Vollständigkeit geprüft (ist z. B. eine Anlage erwähnt und vorhanden?). Die Post wird nach Empfänger sortiert – je nach Organisation etwa nach Abteilungen, Teams oder Einzelpersonen. Hier ist eine korrekte Zuordnung entscheidend, um Fehlverteilungen zu vermeiden. Die Planung sollte vorsehen, wie mit unklar adressierten Sendungen umzugehen ist (z. B. Recherche nach richtigem Empfänger, Rücksprache mit Empfang/Sekretariat).

• Digitalisierung im Posteingang: Ein zunehmender Trend ist, eingehende Papierpost vollständig zu scannen und elektronisch zu verteilen, anstatt physisch. In einer digitalen Poststelle werden alle nicht-digitalen Dokumente erfasst und für die digitale Weiterverarbeitung aufbereitet. Falls dies Teil des Konzepts ist, muss in Lph 5 entsprechende Scantechnik und Software (OCR, DMS-Anbindung) fest eingeplant werden. Zudem sind Datenschutzaspekte relevant: Scannt die Poststelle z. B. Personalpost, braucht es entweder Einwilligungen oder klare Regelungen, welche Postarten digitalisiert werden. Oft werden nur Geschäftsbriefe gescannt, während eindeutig private Sendungen ungeöffnet weitergeleitet werden.

• Interne Verteilungsvorbereitung: Für die interne Zustellung wird im Posteingangsschritt festgelegt, wie oft und wann Zustelltouren stattfinden (z. B. zweimal täglich). Planungsschritte umfassen die Zuteilung von Postfächern oder Ablagefächern für Abteilungen. In großen Gebäuden kann es sinnvoll sein, pro Etage Postfächer einzurichten, die vom Zusteller befüllt werden. Ggf. werden kleine Sendungen in Hauspostumschläge gesteckt und mit Empfängernamen versehen. Wichtig ist dabei, die Vertraulichkeit zu wahren – sensible Dokumente sollte man in verschlossenen Umschlägen verteilen oder persönlich übergeben, statt offen in Fächern abzulegen.

• Sicherheitsaspekte im Posteingang: Das Öffnen und Prüfen eingehender Sendungen birgt Sicherheitsrisiken. Die Planung sollte Maßnahmen gegen gefährliche Post vorsehen: z. B. visuelle Kontrolle auf verdächtige Merkmale (ungewöhnliches Gewicht, Ölflecken, Drähte etc.), definierte Prozeduren bei Verdachtsmomenten (Bereich räumen, Sicherheitsbeauftragten informieren). Schutzmaßnahmen wie das Verbot von Essen/Trinken beim Öffnen von Post (Hygiene) und das Bereitstellen von Schutzhandschuhen, Masken oder einer Notfallausrüstung (z. B. abschließbare Box für verdächtige Sendungen) können je nach Gefährdungsbeurteilung vorgesehen sein. Im Regelfall wird die Gefährdungslage jedoch als gering eingestuft (Stufe 1: keine besondere Gefährdung), dennoch gehört ein Notfallplan ins Konzept.

• Typische Risiken und Schnittstellen im Posteingang: Risiken sind hier insbesondere Verlust oder Verzögerung von wichtiger Eingangspost (z. B. Rechnungen, Fristsachen). Dem wird durch lückenlose Erfassung und Tracking entgegengewirkt. Schnittstellen bestehen zum Beispiel zur Empfangslogistik (manche Firmen lassen alle Kuriersendungen an der Rezeption ankommen) und zur Digitalisierungseinheit (wenn externe Dienstleister Scandienstleistungen übernehmen, müssen Übergaben geregelt sein). Auch Schnittstellen zur IT (für die Eingangspost-Software) und zum Datenschutzbeauftragten (Freigaben von Öffnungsprozessen) sind wesentlich.

• Der Postausgang bildet das Gegenstück zum Posteingang: Alle aus dem Unternehmen versandten Briefe und Pakete werden hier konsolidiert, aufbereitet und an externe Dienstleister (Post, KEP-Dienste) übergeben. In Leistungsphase V werden für den Postausgang genaue Abläufe und technische Hilfsmittel geplant, damit die externe Kommunikation reibungslos funktioniert.

• Sammlung und Aufbereitung: Zunächst muss definiert sein, wie die ausgehende Post aus den Abteilungen in die Poststelle gelangt. Üblich sind Postablagen oder -körbe in den Büros, die vom Postdienst einmal oder mehrmals täglich geleert werden. Alternativ bringen Mitarbeiter ausgehende Schreiben bis zu einer bestimmten Uhrzeit selbst zur Poststelle. Die Planung legt diese Schnittstellen fest (z. B. Abholservice am Nachmittag in jeder Etage um 15 Uhr).
  In der Poststelle werden die ausgehenden Sendungen konsolidiert. Hier ist auf Vollständigkeit und Korrektheit zu achten: Sind alle Briefe unterschrieben? Stimmen Adressen und Anschriften (inkl. Fensterkuvert-Position gemäß DIN 5008)? Wurden alle Anlagen beigefügt? Solche Prüfschritte sollten in den Arbeitsanweisungen vorgesehen sein, zumindest stichprobenartig. Um Fehler zu vermeiden, können Standardumschläge mit Sichtfenster und entsprechende Briefvorlagen (nach DIN 5008) verwendet werden, sodass Anschrift und Absender stets richtig platziert und maschinenlesbar sind.

• Gewichtung und Konsolidierung: Die Sendungen müssen nach Versandart sortiert werden: Standardbrief, Kompaktbrief, Großbrief, Päckchen, Paket, Einschreiben etc. Planungstechnisch muss genügend Arbeitsfläche und ggf. Waagen bereitstehen, um Sendungen nach Größe/Gewicht zu klassifizieren. Portooptimierung kann bedeuten, schwere Sendungen als günstigere Paketvariante zu bündeln oder Massenbriefe als Infopost aufzugeben, was entsprechend vorbereitet werden muss. Die Poststelle sollte über aktuelle Leistungsverzeichnisse und Preise der Deutschen Post verfügen, um korrekt zu frankieren (in Ausführungsplanung vielleicht als Vorgabe: Bezug aktueller Portotabellen, Schulung der Mitarbeiter hierzu).

• Fristen und Abholzeiten: Ein kritischer Aspekt im Postausgang sind Abhol- bzw. Einlieferungszeiten. Die Ausführungsplanung berücksichtigt die Abholung durch die Deutsche Post oder andere Dienstleister: meist gibt es tägliche Leerungszeiten für Geschäftskunden-Briefkästen oder Abholungen durch Postfahrer. Beispielsweise muss die Post bis 16 Uhr fertig sein, damit der externe Dienstleister sie mitnimmt. Planerisch ist also eine Deadline am Nachmittag festzulegen, bis zu der alle ausgehenden Sendungen in der Poststelle eingegangen und bearbeitet sein müssen. Diese Zeit muss intern kommuniziert werden (z. B. "Postausgang täglich bis 15:30 Uhr in Poststelle abgeben, sonst Versand am Folgetag").

• Frankierung: Die korrekte Frankierung aller ausgehenden Sendungen ist essenziell (siehe nächster Abschnitt Frankierung für technische Details). Im Prozess Postausgang stellt die Frankierung den letzten Schritt dar: Hier wird jede Sendung mit dem passenden Porto versehen – ob via Frankiermaschine, Briefmarke oder Online-Porto. Wichtig: Die Tagesangabe auf dem Frankiervermerk muss mit dem Einlieferungsdatum übereinstimmen. In der Planung ist daher vorgesehen, dass am Ende eines Tages keine unfrankierten Sendungen liegen bleiben. Ist dies doch der Fall (z. B. nach Abholung geht noch etwas ein), sollte die Poststelle eine Lösung haben (z. B. Frankieren mit Datum des Folgetages oder Notfahrt zur Postfiliale).

• Übergabe und Dokumentation: Geplante Maßnahmen für den Postausgang umfassen auch die ordnungsgemäße Übergabe an den Zustelldienst. Für Einschreiben oder Expresssendungen sind Einlieferungslisten oder -belege auszustellen. Die Poststelle sollte hierfür vorbereitet sein (Formulare, Barcodes für Einschreiben etc.). Zudem muss ggf. dokumentiert werden, welche wichtigen Sendungen an welchem Tag rausgingen (in der Regel anhand der Frankierjournale oder Einschreibelisten).

• Qualität und Risiken: Qualität im Postausgang bemisst sich daran, dass alle Sendungen rechtzeitig und ausreichend frankiert versendet werden. Risiken sind hier u. a. Unterfrankierung (führt zu Verzögerungen/Nachporto) oder Versandverzug (ein Brief bleibt liegen und geht einen Tag später raus, was Fristversäumnisse bedeuten kann). Solche Risiken sind durch Checks in den Prozessen (z. B. „Tageskontrolle: Ausgabefach leer?“) und klare Vertretungsregelungen (bei Personalengpässen) abzufangen. Schnittstellen im Postausgang gibt es zur Druckerei oder zur IT, falls ein Großteil der Ausgangspost zentral gedruckt/kuvertiert wird (z. B. Rechnungsdruck aus ERP-System, der direkt an die Poststelle geliefert wird).

Die interne Verteilung bezeichnet den Transport der Poststücke innerhalb des Unternehmens – vom zentralen Posteingang zu den jeweiligen Empfängern (Mitarbeiter, Abteilungen) und ggf. auch umgekehrt von Abteilungen zurück zur Poststelle (interne Hauspost).

• Zustellmethoden: Abhängig von Organisationsgröße und Gebäudeinfrastruktur sind unterschiedliche Verteilkonzepte möglich. In einem Bürogebäude bringt vielleicht ein Postbote die Sendungen direkt an jeden Arbeitsplatz oder zumindest in jedes Abteilungssachgebiet. Alternativ gibt es Postfächer oder Ablagekörbe in zentralen Bereichen (z. B. je Etage oder Abteilung), wo die Mitarbeiter ihre Post abholen können. Die Ausführungsplanung muss diese Methode festschreiben, da davon Möblierung und Laufwege abhängen. Wenn Postfächer vorgesehen sind, müssen deren Standort, Beschriftung und Sicherung (schließbare Fächer für vertrauliche Post?) eingeplant werden. Bei persönlicher Zustellung sind feste Routen und Zeiten zu planen.

• Laufwege und Transportmittel: Für interne Botengänge werden meist Handwagen oder Rollwagen genutzt, insbesondere wenn auch Pakete oder größere Mengen transportiert werden. Die Planung sollte sicherstellen, dass Aufzüge genutzt werden können und barrierefreie Wege vorhanden sind. Stolperfallen müssen minimiert werden – breite Flure, kein Abstellen von Postbehältern in Notausgängen etc. Falls es ein Firmengelände mit mehreren Gebäuden gibt, sind ggf. auch Fahrzeuge oder E-Bikes für den internen Posttransport zwischen Standorten notwendig; dann sind Ladezonen und Parkmöglichkeiten im Plan zu berücksichtigen.

• Vertraulichkeit und Sicherheit: Bei der internen Verteilung ist auf Datenschutz zu achten. Post für Mitarbeiter sollte nicht offen einsehbar herumliegen. Wenn beispielsweise Post in offenen Fächern abgelegt wird, sollten sensible Sendungen (z. B. Personalakten, medizinische Unterlagen) in Umschlägen verteilt werden. Ggf. empfiehlt es sich, dass solche Sendungen persönlich dem Empfänger oder einem befugten Vertreter übergeben werden (mit Unterschrift). In der Checkliste sollte stehen, dass vertrauliche Dokumente nicht ungeschützt in Postfächern landen. Außerdem sollte der interne Bote Weisung haben, unzustellbare Post (Mitarbeiter im Urlaub, Empfänger unbekannt) zurück an die Poststelle zu geben, wo dann eine Nachverfolgung (z. B. Empfänger ermitteln, in Rücksprache mit HR bei neuen Mitarbeitern) erfolgt.

• Zeitmanagement: Die interne Verteilzeit wirkt sich direkt auf die Gesamtprozessdauer vom Posteingang bis zum Empfänger aus. Daher wird in der Planung festgehalten, wie schnell nach Eingang verteilt wird – z. B. "Eingangspost vor 10 Uhr wird bis Mittag zugestellt, Post nach 10 Uhr am nächsten Morgen". Solche Service-Level sollten definiert sein und in Ausschreibungen ggf. als Vorgabe genannt (z. B. an einen externen FM-Dienstleister). Auch für interne Hauspost (von Mitarbeitern zu anderen Mitarbeitern) kann es Leerungszeiten geben (Hauspostumschläge, die bis 14 Uhr in den Postkasten eingeworfen, werden am selben Tag noch verteilt).

• Risiken in der internen Verteilung: Typische Risiken sind Fehlzustellungen (falscher Empfänger), Verluste (ein Brief fällt vom Wagen, bleibt liegen) oder Verspätungen. Fehlzustellungen können durch deutlich beschriftete Umschläge und gute Ortskenntnis der Boten reduziert werden; als Kontrolle kann ein Rückläuferprozess etabliert sein (irrtümlich zugestellte Post geht zurück an Poststelle). Verluste sind selten, können aber durch abschließbare Taschen oder Container verringert werden, insbesondere wenn im Freien zwischen Gebäuden transportiert wird (Schutz vor Witterung und Entwendung). Verspätungen werden durch gut geplante Routen und Pufferzeiten minimiert. Es sollte vermieden werden, dass z. B. ein einziger Bote überlastet ist – bei großen Touren eventuell Aufteilung auf zwei Runden oder zusätzliche Kräfte einplanen.

• Schnittstellen: Die interne Verteilung hat Schnittstellen zu allen Abteilungen (Empfängern). Wichtig ist hier die Zusammenarbeit mit der Empfangs- oder Sekretariatsstruktur: Häufig werden Poststücke an Sekretariate geliefert, die dann intern im Team verteilen. Dies sollte abgestimmt sein, wer die finale Zustellung übernimmt. Auch zur Personalabteilung besteht ein Bezug: Bei neuen Mitarbeitern muss die Poststelle wissen, ab wann sie Post an deren Namen zustellen kann; bei Mitarbeitern, die ausscheiden, ab wann keine Post mehr eingeht bzw. wie Nachsendeaufträge lauten. Ein gutes Kommunikationskonzept (z. B. monatliche Updates von HR mit Ein- und Austritten) ist hilfreich.

Die Frankierung ist ein entscheidender technischer Prozess im Postausgang: Jedes ausgehende Poststück muss mit dem richtigen Porto versehen werden. In professionellen Poststellen geschieht dies fast ausschließlich mittels Frankiermaschinen, da sie zeitsparend und bei hohem Postvolumen effizient sind.

• Frankiermaschine auswählen und einrichten: In Deutschland dürfen nur von der Deutschen Post zugelassene Frankiermaschinen eingesetzt werden. Jede Frankiermaschine muss vor Inbetriebnahme bei der Deutschen Post angemeldet und registriert werden, woraufhin sie eine eindeutige Maschinenkennung erhält. Die Planung sollte sicherstellen, dass dieses Registrierungsverfahren rechtzeitig erfolgt (ggf. Koordination mit Hersteller, Ausfüllen des Nutzungsantrags bei der Post). Zudem ist zu entscheiden, ob die Maschine gekauft oder gemietet/geleast wird – entsprechende Budgetierung gehört zur Planung. Standort der Maschine: Sie sollte auf einem stabilen Tisch in der Poststelle positioniert und ans Datennetz (für Portoladung per Telefon/Internet) angeschlossen sein. Auch Stromversorgung und Platz für Frankierstreifen oder Etikettenrollen (für Pakete, die nicht direkt bedruckt werden können) sind einzuplanen.
  Porto-Management: Moderne Frankiersysteme verfügen über ein elektronisches Portokonto, das per Lastschrift oder Online-Aufladung mit Guthaben versorgt wird. Die Planung berücksichtigt, wie die Portokasse verwaltet wird (z. B. Verantwortlicher, der auflädt, Limits, Budgetkontrolle). Außerdem sollte ein Fallback bedacht werden: Was passiert, wenn die Frankiermaschine ausfällt? Möglichkeit: Ausreichender Vorrat an Briefmarken oder Nutzung des Online-Frankierdienstes (Internetmarke) als Notlösung.

• Regulatorische Vorgaben der Frankierung: Die Deutsche Post gibt detaillierte Regeln vor, wie Frankiervermerke auszusehen haben. Laut AGB Frankiermaschinen muss der Abdruck gut lesbar, in blauer Farbe und innerhalb der Frankierzone des Umschlags platziert sein. Die Frankierklischees (Stempelaufdruck) enthalten neben dem Portowert einen Code (bei neuen Geräten zweidimensionaler Matrixcode), der maschinenlesbar sein muss – mangelhafte Druckqualität (leere oder verschmierte Stellen) kann zur Ablehnung der Sendung führen. Daher ist in der Planung auch die Wartung der Frankiermaschine zu berücksichtigen: regelmäßiger Wechsel der Tintenkartuschen, Reinigung und jährliche Inspektion gemäß Herstellerempfehlung. Viele Verträge mit Herstellern beinhalten Wartungsservice; dies sollte gegebenenfalls beschafft und budgetiert sein.

• Sicherheit und Zugang: Da Frankiermaschinen ein Portoguthaben enthalten (teilweise mehrere hundert Euro), muss unbefugter Zugriff verhindert werden. Einige Modelle haben Nutzerauthentifizierung oder zumindest einen Abschaltschutz. Organisatorisch sollte die Maschine in einem überwachten Bereich stehen (i. d. R. sowieso innerhalb der Poststelle) und nur geschultes Personal darf sie bedienen. In der Checkliste sollte geprüft werden, ob alle zuständigen Mitarbeiter eingewiesen wurden und nur autorisierte Personen Zugang zur Maschine haben.

• Postverarbeitung mit Frankiermaschine: Die Planungsdokumentation sollte beschreiben, wie die Sendungen durch die Maschine laufen – z. B. zuerst alle Standardbriefe, dann andere Formate, um Effizienz zu steigern. Bei hohem Aufkommen können Vorsortierhilfen (Sortierfächer nach Tarif) hilfreich sein. Zudem muss die Tagesdatumsfrage beachtet werden: Sendungen, die nach Ablauf der Abholzeit frankiert werden, dürfen das Datum des nächsten Tages tragen. Dies ist prozessual zu regeln (ggf. Schicht auf Folgetag umstellen).

• Umgang mit Sonderfällen: Falls das Unternehmen Alternativen zur klassischen Frankierung nutzt, etwa DV-Freimachung (eigene Frankiervermerke aus dem Drucker) oder Freistempler der Konsolidierer (manche Firmen übergeben Post an einen Konsolidierungsdienst, der selbst frankiert), muss dies spezifiziert werden. In Lph 5 sollte dann z. B. stehen, dass ein Konsolidierer beauftragt wird und die Poststelle lediglich vorsortiert – oder aber, dass bestimmte Massenpost über elektronische Postdienste (z. B. E-Post, hybrid Mail) abgewickelt wird. Diese Entscheidungen sind in der Planungsphase zu treffen.

Die Digitalisierung der Post – also das Einscannen von Papierdokumenten und deren digitale Weiterverarbeitung – gewinnt im modernen Dokumentenmanagement zunehmend an Bedeutung. In vielen Organisationen wird der klassische Posteingang durch eine digitale Poststelle ergänzt oder ersetzt.

• Ziele und Umfang festlegen: Zunächst ist zu definieren, welche Dokumente digitalisiert werden. Möglichkeiten: alle eingehenden Briefe, nur bestimmte Arten (z. B. Rechnungen, Verträge) oder auch interne Dokumente, die archiviert werden sollen. Diese Entscheidungen beeinflussen den Anforderungskatalog für Scanner und Software. Soll z. B. jeder Brief digital ins Dokumentenmanagementsystem (DMS) wandern, muss das System OCR-Software und möglicherweise Klassifizierungstools (zum automatischen Erkennen von Dokumenttypen) beinhalten. Die Planung sollte klare Digitalisierungsrichtlinien enthalten: etwa "alle Post wird tagesgleich gescannt und elektronisch zugestellt, Originale werden nach X Tagen vernichtet/archiviert".

• Technische Ausstattung: Für das Scannen größerer Postmengen sind Hochleistungsscanner einzuplanen. Kriterien: Scangeschwindigkeit (Blatt/Min), beidseitiger Einzug (Duplex), automatische Zuführung (ADF) und die Fähigkeit, unterschiedliche Formate (A4, A3, kleine Belege) zu verarbeiten. Gegebenenfalls sind Spezialscanner für dickere Poststücke (z. B. Ausweise, Plastikkarten) oder Planscanner für große Formate (wenn relevant) nötig. Die Planung muss den Stellplatz dieser Geräte (meist in der Poststelle oder einem angeschlossenen Digitalisierungsraum) sowie IT-Anbindung (Netzwerkverbindung zum Server, ausreichende Rechner für Scansoftware) berücksichtigen. Ebenso sind redundante Speicherlösungen (Server, NAS) für die gescannten Daten einzuplanen, um Ausfallsicherheit und Backups zu gewährleisten.

• Prozessablauf Scanning: Der geplante Workflow könnte bspw. so aussehen: Posteingang sortiert nach digitalisierungswürdigen Dokumenten -> Scannerfassung -> Qualitätskontrolle -> Zuordnung/Indexierung -> digitale Verteilung per E-Mail oder DMS-Postkorb -> ggf. physische Archivierung oder Vernichtung. In der Planung müssen Kontrollpunkte eingebaut sein, z. B. visuelle Prüfung der Scanqualität (ist alles lesbar, sind alle Seiten erfasst?) und Abgleich der Seitenzahl mit dem Original. Automatisierte Mechanismen (Leerseitenlöschung, Schräglagenkorrektur) können die Effizienz steigern, sollten aber parametriert werden.

• Rechtliche Aspekte und Standards: Bei der Digitalisierung von Post sind mehrere Regelungen zu beachten. Erstens die DSGVO: Das Scannen von Dokumenten ist eine Datenverarbeitung, die nur mit Rechtsgrundlage erfolgen darf. Geschäftliche Kommunikation darf i. d. R. im berechtigten Interesse digitalisiert werden, personenbezogene private Inhalte jedoch nicht ohne Einwilligung. Entsprechend muss die Planung vorsehen, wie mit ggf. privaten Inhalten umgegangen wird – zum Beispiel könnte man Kuverts mit Privatanschrift vom Scannen ausnehmen. Zweitens ist das Thema Beweiskraft/Archivierung relevant: Wenn Originaldokumente vernichtet werden sollen nach dem Scannen, müssen die digitalen Kopien ersatzbeweiskräftig sein. In Deutschland erfordert das die Einhaltung bestimmter Bedingungen (z. B. Scanqualität, Verfahrensdokumentation nach den GoBD). Es existieren BSI-Richtlinien (Technische Richtlinie TR-03138 "Resiscan") für beweiswerterhaltendes Scannen. In der Ausführungsplanung sollte – zumindest für wichtige Dokumente – überlegt werden, ob diese Anforderungen erfüllt werden oder ob Originale aufbewahrt werden. Oft behalten Unternehmen Originale mit hoher Wichtigkeit trotz Digitalisierung.

• DIN 66399 und Dokumentenvernichtung: Sobald Dokumente gescannt und digital verfügbar sind, stellt sich die Frage, was mit den physischen Originalen geschieht. Viele Organisationen vernichten die Papierdokumente nach digitaler Erfassung, um Lagerraum zu sparen (Ausnahme: originale Urkunden etc.). Die Vernichtung muss gemäß DIN 66399 erfolgen, wenn personenbezogene oder vertrauliche Daten betroffen sind. Das heißt, in der Planung ist ein geeigneter Aktenvernichter (Schredder) vorzusehen, der die erforderliche Sicherheitsstufe (z. B. Partikelgröße P-4 oder P-5 für sensible Unterlagen) erfüllt. Alternativ kann man einen zertifizierten Dienstleister für Aktenvernichtung einbinden; in dem Fall sollte in der Ausschreibung gefordert werden, dass dieser nach DIN 66399 arbeitet. Wichtig: Logistik des Vernichtens – evtl. temporäre Lagerung der gescannten Dokumente in abschließbaren Behältern bis zur Vernichtung.

• Integration ins Informationssystem: Geplante Digitalisierung ist nur sinnvoll, wenn die digitalen Dokumente auch effizient weitergeleitet und gespeichert werden. Deshalb muss Lph 5 auch die Schnittstellen zur IT betrachten: z. B. Einrichtung eines digitalen Posteingangsverteilers, an den Scans per E-Mail geschickt werden, oder eine direkte Ablage im DMS/ECM-System mit automatischer Benachrichtigung der Empfänger. Hier ist die Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung wichtig, um technische Anforderungen (Server, Softwarelizenzen, Zugriffsrechte) festzuklopfen.

Unter Kuvertierung versteht man das maschinelle oder manuelle Einkuvertieren von Dokumenten in Briefumschläge. Dieser Prozess ist vor allem relevant, wenn im Unternehmen Serienbriefe oder Massensendungen verschickt werden, etwa Lohnabrechnungen, Kundenanschreiben oder Marketingaktionen.

• Maschinelle Kuvertierung (Kuvertiermaschine): Bei hohem Postaufkommen lohnt sich der Einsatz einer Kuvertiermaschine, die das Falzen, Zusammenstellen und Einstecken von Dokumenten automatisiert. Die Planung sollte klären, ob eine solche Maschine angeschafft wird. Kriterien: maximale Kuvertierleistung (Briefe/Stunde), Anzahl der Zuführstationen (für mehrseitige Schreiben, Beilagen, Rückumschläge etc.) und unterstützte Kuvertformate. Auch hier ist Platzbedarf und Stromversorgung relevant, ähnlich wie bei der Frankiermaschine. Sollte die Kuvertiermaschine groß oder laut sein, empfiehlt sich eventuell ein separater Raum oder ein schallgedämpfter Bereich in der Poststelle.

• Einrichtung der Workflows: Wenn eine Kuvertiermaschine genutzt wird, muss das Zusammenspiel mit vorgelagerten Prozessen reibungslos sein. Beispielsweise: Der Druck von Serienbriefen könnte direkt so gesteuert werden, dass die Dokumente bereits sortiert und gruppiert für die Kuvertierung bereitgestellt werden (vielleicht sogar mit Barcodes auf den Seiten, die die Maschine lesen kann, um die Zusammengehörigkeit von mehrseitigen Sendungen zu erkennen). Die Ausführungsplanung sollte solche Feinheiten berücksichtigen. In einer Ausschreibung an Dienstleister oder Hersteller kann gefordert werden, dass das System end-to-end funktioniert – vom Drucker zum Kuvertierer zum Frankierer in einem Fluss, wenn möglich.

• Manuelle Kuvertierung: Nicht jede Organisation hat eine Maschine; oft wird ein Teil der Post manuell kuvertiert. Hier spielen ergonomische Aspekte eine Rolle: Steharbeitsplätze oder Sitztische mit ausreichend Fläche, um Dokument stapeln und falzen zu können, und Abfallbehälter für Hüllen. Die Planung sollte bei räumlicher Gestaltung der Poststelle Flächen für manuelle Kuvertierung vorsehen, evtl. mit Falzhilfen oder Linealen, um den Vorgang zu erleichtern. Auch ist ein Papierschneidegerät (Rollenschneider oder Hebelschneider) nützlich, falls Formate angepasst werden müssen – dessen sicherer Standort (weg von Laufwegen, fest montiert wegen Unfallgefahr) gehört ebenfalls zur Planung.

• Kuvertmaterial: Der Einkauf von Umschlägen ist häufig Aufgabe der Poststelle. Man benötigt verschiedene Formate (C4, C5, lang DIN etc., mit und ohne Fenster). Die Planung sollte den Lagerplatz für Umschläge und ggf. spezielle Verpackungen (Versandtaschen, Kartons für Päckchen) berücksichtigen. Auch sollte Standardisierung angestrebt werden: z. B. nur eine Sorte Fensterbriefumschlag DIN lang, um Verwechslungen zu vermeiden. Für maschinelle Kuvertierung sind hochwertige Umschläge nötig, die geeignet sind (richtiges Papiergewicht, Öffnungsklappe passend). Hier sollten Spezifikationen festgehalten werden.

• Adressierung und DIN 5008: Damit die Kuvertierung problemlos funktioniert, müssen die Adressfelder der Dokumente korrekt positioniert sein, insbesondere bei Fensterumschlägen. DIN 5008 liefert hierfür klare Vorgaben (Anschriftfeld 40 mm von oben etc.). In der Planung kann als Prüfkriterium aufgenommen werden, dass alle internen Vorlagen für Geschäftsbriefe der DIN 5008 entsprechen, sodass Adressen lesbar im Fenster erscheinen. Sollte eine Kuvertiermaschine genutzt werden, muss man auch entscheiden, ob man Blankoumschläge ohne Fenster benutzt (dann müsste die Maschine Adressaufkleber drucken oder adressierte Anschreiben einlegen) oder Fensterumschläge mit vorgedrucktem Absenderlogo etc. – diese Entscheidung betrifft Corporate Design und sollte mit der Kommunikationsabteilung abgestimmt sein.

• Integration in Postausgang: Die Kuvertierung schließt direkt an den Druck der Dokumente an und geht dem Frankieren voraus. Deshalb sollte in der Prozessplanung ein zeitlicher Puffer einkalkuliert sein: z. B. wenn Rechnungen bis 14 Uhr gedruckt sind, braucht die Kuvertierung bis 15 Uhr, damit bis 16 Uhr frankiert und abgegeben werden kann. Massenkuvertierungen könnte man auch zu Nebenzeiten planen, um Stoßzeiten im Posteingang/-ausgang nicht zu behindern. Hier gilt es, einen sinnvollen Tagesablauf zu gestalten.

• Risiken und Wartung: Kuvertiermaschinen können Störungen haben (Papierstau, falsch gefaltete Seiten). Die Planung sollte vorsehen, dass Benutzer im Umgang mit der Maschine geschult werden (Entfernen von Papierstau, Justage etc.). Ein Wartungsvertrag mit dem Hersteller ist ratsam. Bei manueller Kuvertierung ist das Risiko eher menschlicher Fehler (falsches Schreiben in falschen Umschlag). Dem kann durch ordentliche Sortierung der Ausgangsdokumente entgegengewirkt werden. Insgesamt sollte die Ausführungsplanung Verfahren beinhalten, wie man sicherstellt, dass z. B. alle Lohnzettel im richtigen Umschlag landen (ggf. zweites Paar Augen zur Kontrolle bei Stichproben).

Trotz aller internen Verteilmechanismen gibt es Situationen, in denen Post an einen anderen Ort nachgesendet werden muss. Dies kann betreffen: Post für ehemalige Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen haben; Post für Mitarbeiter an einem anderen Standort; oder zentrale Post, die an dezentrale Einrichtungen weitergeleitet werden muss (z. B. Konzernzentrale an Außenstellen).

• Externe Nachsendung (ehemalige Mitarbeiter): Wenn Angestellte aus dem Unternehmen ausscheiden, kommt häufig weiterhin Post auf ihren Namen an der Firmenadresse an (z. B. private Briefe oder verspätete Geschäftspost). Standardprozedere ist, dass solche Poststücke entweder an die neue Adresse nachgesendet werden oder an den Absender retourniert werden mit Hinweis "Firma XY unbekannt". Die Planung sollte vorsehen, dass die Poststelle rechtzeitig Informationen über ausscheidende Mitarbeiter bekommt (Schnittstelle Personalabteilung), einschließlich einer Zustellanweisung: etwa "Post für Herrn M. Meier, der zum 31. März ausschied, ist bis 3 Monate nach Austritt an seine Privatadresse weiterzuleiten, danach ungeöffnet zurück an Absender". Solche Regeln gehören in eine Poststellen-Dienstanweisung. Zudem muss die technische Umsetzung geklärt sein – z. B. benötigt die Poststelle einen Vorrat an Umschlägen für Nachsendungen und einen Nachsendevermerk (typischerweise ein Stempel "Nachsendeanschrift:" oder Etiketten). Datenschutz spielt hier mit hinein: Die private Anschrift des Ex-Mitarbeiters darf nur verwendet werden, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt oder der Betroffene eingewilligt hat (im Austrittsprozess kann man das klären).

• Interne Nachsendung (Standortverteilung): In Unternehmen mit mehreren Standorten muss Post häufig an den richtigen Standort nachverteilt werden. Beispiel: Ein Lieferant schickt eine Rechnung fälschlich an die Firmenzentrale, zuständig ist aber die Niederlassung Hamburg. In solch einem Fall sollte die Poststelle der Zentrale erkennen, wohin es gehört, und intern weiterleiten (ggf. gebündelt mit der nächsten eigenen Postsendung an Hamburg). Die Planung definiert idealerweise "Umlaufpost"-, bzw. Kurierverbindungen zwischen Standorten. Das kann durch eigene Boten (wöchentliche Pendelfahrt) oder durch Nutzung des externen Postwegs geschehen. Manche großen Firmen nutzen auch das System der "amtlichen Nachsendung": Die Deutsche Post bietet Nachsendeaufträge an – allerdings typischerweise nur bei Umzug einer ganzen Organisation oder für Privatpersonen. Für interne Zwecke wird man eher firmenintern lösen. Wichtig ist, diese Umlaufzeiten in Kauf zu nehmen: Ein Brief, der intern nach Hamburg geschickt wird, verzögert sich entsprechend (einzuplanen, falls fristkritisch -> evtl. Scan und E-Mail als schnellere Alternative).

• Nachsendeauftrag bei Umzug: Wenn das gesamte Unternehmen (oder eine Abteilung) umzieht, muss man bei der Deutschen Post einen Nachsendeantrag stellen, damit falsch an alte Adressen gesendete Post automatisch umgeleitet wird. Die Planung sollte dies berücksichtigen bei z. B. Standortwechseln. Ein solcher Antrag wird bei der Postfiliale oder online gestellt (gehört operativ meist nicht zur Lph 5, aber man kann in der Planungsliste vermerken, wann er gestellt werden muss, wer verantwortlich ist).

• Logistik und Kosten: Nachsendungen verursachen Aufwand und Kosten (Porto). In der Planung/Ausschreibung kann vorgesehen sein, dass bestimmte Kontingente an Nachsendungen einkalkuliert sind. Etwa: "Pro Monat bis zu 50 Nachsendevorgänge sind im Service enthalten". Oder zumindest, dass die Kostenstelle klar ist (Porto für Nachsendeumschläge wird der Abteilung XY belastet). Solche Festlegungen verhindern spätere Unklarheiten.

• Dokumentation: Jede Nachsendung sollte dokumentiert sein, um nachvollziehen zu können, wohin wichtige Schreiben gingen. In der Praxis macht das die Poststelle oft informell, aber in sensiblen Fällen (z. B. behördliche Schreiben) sollte ein Nachsendeprotokoll existieren. Die Planung kann eine einfache Lösung vorsehen: etwa ein Nachsendebuch oder ein Eintrag im Posteingangssystem, der die neue Adresse vermerkt.

Unter Archivierung im Post- und Dokumentenlogistik-Kontext versteht man die geordnete langfristige Aufbewahrung von Schriftstücken – sei es in Papierform oder digital. Viele ein- oder ausgehende Dokumente müssen aus rechtlichen oder betrieblichen Gründen für eine gewisse Dauer aufbewahrt werden.

• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) sind empfangene und versandte Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre lang aufzubewahren. Buchungsrelevante Unterlagen und Rechnungen sogar zehn Jahre. Das bedeutet z. B., dass wichtige Geschäftskorrespondenz, Verträge, Auftragsbestätigungen etc., die per Post eingehen oder hinausgehen, für diesen Zeitraum verfügbar bleiben müssen – entweder im Original oder in ersetzend gescannter Form. Die Planungsunterlagen sollten aufführen, welche Dokumentarten unter diese Pflicht fallen und wie sie archiviert werden (Papier oder elektronisch).

• Physisches Archiv: Ist ein papierbasiertes Archiv vorgesehen, muss im Gebäude dafür Platz und Ausstattung eingeplant werden. Anforderungen: trockener, sicherer Raum (keine hohe Luftfeuchtigkeit, am besten Brandschutzraum), Regalsysteme mit ausreichender Kapazität für mindestens 6–10 Jahre Zugangspost. Eventuell nutzt man Archivkartons für jährliche Ablagen. Die Ausführungsplanung sollte angeben, wer für die Archivierung verantwortlich ist (häufig übernimmt das die Poststelle oder Registratur). Zudem sind Zugriffsregelungen wichtig: z. B. darf nur berechtigtes Personal ins Archiv, um Dokumentenschutz zu gewährleisten (Schutz vor Diebstahl oder unbefugtem Einsehen). In sensiblen Bereichen wird ein Archivlogbuch geführt, wer wann was entnommen hat.

• Digitales Archiv (DMS): Immer mehr wird auf elektronische Archivierung gesetzt. In dem Fall muss Lph 5 sicherstellen, dass ein geeignetes Dokumenten-Management-System (DMS) vorhanden ist oder eingeführt wird, in dem die digitalisierten Postdokumente revisionssicher gespeichert werden. Revisionssicher bedeutet unveränderbar, nachvollziehbar, gesichert gegen Verlust und nur mit Berechtigung einsehbar. ISO 27001-Anforderungen kommen hier zum Tragen: Datenintegrität und -vertraulichkeit müssen gewährleistet sein, etwa durch Zugriffssteuerung, Verschlüsselung und regelmäßige Backups. Die Planungsdokumentation sollte Schnittstellen zwischen Postscan-Prozess und Archivsystem definieren (z. B. automatische Archivierung der gescannten Eingangsrechnungen in einem dafür vorgesehenen elektronischen Ordner).

• Datenschutz und Zugriffssicherheit: Ob physisch oder digital – archivierte Dokumente enthalten oft personenbezogene oder vertrauliche Inhalte. Deshalb gelten auch hier DSGVO und interne Datenschutzrichtlinien. In der Planung sollten Kontrollmechanismen vorgesehen sein: z. B. regelmäßige Überprüfung, ob archivierte Altdaten nach Fristablauf vernichtet werden (Datenminimierung). Für papierhafte Archive kann man pro Jahr einen Vernichtungsplan aufstellen (jedes Jahr werden die Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist endete, ausgemustert und geschreddert). Für digitale Archive sollte das DMS Löschfristen automatisieren, falls möglich, oder zumindest Listen generieren.

• Archivierungsprozess: Die Planung sollte einen Prozess beschreiben, wie Dokumente vom Posteingang ins Archiv gelangen. Möglicher Ablauf: Posteingang sortiert archivwürdige Originale (z. B. Verträge) in spezielle Mappen -> Registrierung im Archivsystem (z. B. Eintrag in Liste oder Scannen des Index) -> Ablage im Archivregal oder Upload ins DMS -> Vermerk im Vorgang, wo es archiviert ist. Ebenso auf der Ausgangsseite: Kopien aller abgesandten Geschäftsbriefe werden digital abgelegt oder ausgedruckt ins Archiv gegeben. Hier ist Sorgfalt nötig, damit nichts Wichtiges verloren geht. Die Ausführungsplanung kann hierfür Checklisten vorsehen, z. B. "Ist für diesen Vertrag ein Exemplar archiviert?" etc.

• Risikobetrachtung: Risiken in der Archivierung sind Verlust oder Beschädigung (Feuer, Wasser, Schimmel bei Papier; Datenverlust oder -korruption bei digitalem Archiv). Gegenmaßnahmen: Feuermelde-/Löschanlagen, Klimaüberwachung oder bei digitalen: Redundanz, externe Datensicherung, regelmäßige Integritätschecks. Ein weiteres Risiko ist Unauffindbarkeit – daher muss ein klares Indexierungssystem geplant werden (z. B. archivierte Post nach Datum, Aktenzeichen oder einem Ablageplan ordnen). Mitarbeiter müssen diese Systematik kennen und anwenden.

In allen vorherigen Abschnitten wurden bereits diverse Sicherheits- und Datenschutzfragen angesprochen. Dieser Abschnitt bündelt noch einmal die übergreifenden Sicherheitsaspekte der Postlogistik, die in der Planung und Ausführung besonders beachtet werden müssen: personelle Sicherheit (Schutz der Mitarbeiter), Datenschutz/Geheimnisschutz (Schutz der Inhalte der Sendungen) und Dokumentensicherheit (Schutz der physischen Dokumente vor Verlust/Beschädigung sowie der digitalen Daten).

• Datenschutz und Vertraulichkeit: Poststellen verarbeiten oft personenbezogene Daten – von Adressdaten bis zu Inhaltsdaten in Briefen. Gemäß DSGVO ist sicherzustellen, dass diese Daten nur befugt verarbeitet werden und vor unbefugtem Zugriff geschützt sind. Praktische Maßnahmen in der Planung: Der Poststellenschalter sollte so gestaltet sein, dass Besucher oder Fremde keine Einblicke in die sortierte Post erhalten. Personal in der Poststelle sollte zur Verschwiegenheit verpflichtet sein (ggf. schriftliche Verpflichtung auf das Datengeheimnis). Briefe mit sensiblen Inhalten sind besonders zu kennzeichnen und vertraulich zu behandeln. Auch digital: Wenn eingescannte Dokumente per E-Mail weitergeleitet werden, sollte dies möglichst verschlüsselt oder innerhalb eines geschützten Systems erfolgen (z. B. DMS mit Login), um Abhörrisiken zu minimieren.

• Zugriffssicherheit: Die Poststelle als Bereich mit vielen vertraulichen Dokumenten muss physisch gesichert sein. Die Planung sollte vorsehen, dass Unbefugte keinen Zutritt haben – z. B. durch ein Zutrittskontrollsystem (Tür nur per Mitarbeiterausweis oder Klingel). Während der Arbeitszeit mag die Tür offen stehen, aber dann sollte immer Personal anwesend sein, um ein Auge auf Besucher zu haben. Außerhalb der Zeiten ist abzuschließen. Zudem sollten Überwachungskameras erwogen werden, falls die Poststelle exponiert liegt – allerdings muss hier der Betriebsrat und Datenschutzbeauftragte involviert werden, denn permanente Videoüberwachung am Arbeitsplatz ist heikel. Eventuell reicht ein Alarmmelder gegen Einbruch. Wichtig ist auch, IT-Sicherheit einzuhalten: Wenn die Poststelle PC-Arbeitsplätze für das Dokumentenmanagement hat, dürfen diese nur für Befugte zugänglich sein (Login, ggf. Bildschirmschoner mit Passwort). Physische Daten (z. B. Adressetiketten) und Stempel sollten nicht frei herumliegen, um Missbrauch (z. B. Adressdiebstahl) zu verhindern.

• Dokumentenschutz und Integrität: Postdokumente müssen vor Verlust, Beschädigung oder unbefugter Änderung geschützt werden. Das heißt für physische Dokumente: keine Ablage an Orten, wo sie versehentlich entsorgt oder durchnässt werden könnten (also keine wichtigen Briefe offen auf dem Fensterbrett). Für digitale: geschützte Speicher, keine nachträgliche Manipulation ohne Protokoll. ISO 27001 fordert hier angemessene Kontrollmaßnahmen. In Lph 5 sollten z. B. Prüfpunkte sein wie "Backup der Scandaten täglich um X Uhr auf externes Medium" oder "Zweitkontrolle bei manueller Dateneingabe, um Fehler/Manipulation auszuschließen".

• Arbeitssicherheit: Ein oft vernachlässigter Bereich der Sicherheit sind die Gesundheits- und Unfallrisiken für das Personal. Die Gefährdungsbeurteilung (siehe Arbeitsschutz) hat diverse Punkte ergeben: Heben/Tragen, Schneiden/Quetschen, Stress, Stolpern etc.. In der Ausführungsplanung müssen die aus der Beurteilung abgeleiteten Schutzmaßnahmen integriert sein: Ergonomische Hilfsmittel (Hebehilfen, Wagen), persönliche Schutzausrüstung (Schnittschutzhandschuhe beim Öffnen vieler Briefe?), Pausenregelungen bei monotoner Arbeit, und Erste-Hilfe-Ausstattung. Auch Brandschutz zählt dazu: In einer Poststelle sollte mindestens ein Feuerlöscher zugänglich sein, Mitarbeiter müssen über Fluchtwege Bescheid wissen. Zudem wäre es sinnvoll, Poststellenpersonal in Arbeitsschutzunterweisungen einzubinden (kann in der Planung als Maßnahme festgehalten werden: z. B. "jährliche Unterweisung zu XY").

• Notfallmanagement: Sicherheitsaspekte schließen die Planung von Notfallszenarien ein. Beispielsweise: Evakuierungsplan, falls ein verdächtiges Paket gefunden wird (wer alarmiert wen, wo wird das Paket zwischengelagert bis Behörde kommt, sind Schutzausrüstungen da? – siehe Posteingang Sicherheit). Oder IT-Notfall, falls das Postmanagementsystem ausfällt (kann man notfalls auf Papierprozesse zurück?). Die Planung/Ausschreibung sollte vom Dienstleister verlangen, solche Notfallkonzepte vorzulegen oder sie selbst zu erstellen.

Zum Abschluss sollen die übergreifenden Anforderungen an die Planung und Ausschreibung sowie typische Risiken und Schnittstellen nochmals zusammengefasst werden. Die Leistungsphase V im HOAI-Prozess dient dazu, die zuvor konzipierten Lösungen so detailliert auszuarbeiten, dass sie praktisch umgesetzt und ausgeschrieben werden können. Für die Postlogistik heißt das: alle beschriebenen Prozesse, Räumlichkeiten und technischen Ausstattungen werden zu einem Gesamtplan verwoben, der als Grundlage für Ausschreibungen und spätere Umsetzung dient.

Zusammenspiel der Prozesse: Die Teilprozesse – Posteingang, Verteilung, Ausgang, Digitalisierung, etc. – müssen in der Planung synchronisiert werden. Schnittstellen zwischen ihnen sind besonders kritisch: z. B. das Zusammenspiel von Digitalisierung und Archivierung (gescanntes Dokument direkt ins Archiv vs. Original ins Archiv?), oder von Kuvertierung und Frankierung (darf kein Engpass entstehen). Die Ausführungsplanung sollte diese Übergänge klar beschreiben, damit es später keine Verantwortungslücken gibt. In einer Checkliste kann stehen: "Sind alle Schnittstellen zwischen Poststelle und anderen Abteilungen geklärt?" Etwa: Empfang (für Kuriersendungen), IT (für Software), Gebäudemanagement (für Räume), Security (für Notfälle).

Schnittstellen extern: Hierzu zählen die Anbindungen an externe Partner: der tägliche Postaustausch mit der Deutschen Post/DHL, evtl. weiteren Kurieren (UPS, FedEx). Die Planung sollte sicherstellen, dass Abholpunkte und -zeiten mit externen Dienstleistern abgestimmt sind. Auch vertragliche Aspekte gehören dazu: z. B. Abholvertrag mit der Post (Geschäftskundenabholung) oder Rahmenvertrag mit einem Kurierdienst. Diese können Bestandteil der Ausschreibung sein oder parallel abgeschlossen werden. Wenn Outsourcing vorgesehen ist, ist der externe FM-Dienstleister auch eine Schnittstelle – der Vertrag muss die hier beschriebenen Anforderungen (Datenschutz, Zeiten, Qualität) enthalten.

• Betriebliche Risiken: Verlust, Verzögerung oder Beschädigung von Sendungen, was zu Geschäftsbeeinträchtigungen oder Haftungsfällen führen kann. Z. B. eine verlorene Rechnung -> Mahnkosten. Minimierung durch Tracking, klare Prozesse, Kontrollpunkte.

• Rechtliche Risiken: Nichteinhaltung von Datenschutz, Postgeheimnis oder Aufbewahrungspflichten kann zu Compliance-Verstößen führen (Bußgelder, Imageschäden). Minimierung durch Schulung, Überwachung der Einhaltung, Einbindung Compliance/Datenschutz schon in Planung (z. B. Datenschutz-Folgeabschätzung wenn nötig).

• Personelle/Arbeitsrisiken: Arbeitsunfälle oder Überlastung führen zu Ausfällen, was den Postbetrieb stören kann. Prävention durch Ergonomie und Personalausfallkonzepte (Vertretungen einplanen).

Ausschreibungsanforderungen: Soll ein Teil der Postlogistik extern vergeben werden (häufig wird die gesamte Poststellenbetreuung outgesourct an Facility-Services-Dienstleister), so müssen in der Leistungsbeschreibung der Ausschreibung konkrete Leistungsanforderungen stehen. Dazu gehören: Beschreibungen der täglichen Aufgaben (Mengenstatistik: z. B. ~300 Briefe/Tag, ~50 Pakete/Tag), Servicezeiten (Poststelle besetzt von 8–17 Uhr), Qualitätserwartungen (Zustellung innerhalb X Stunden, max. Fehlerrate Y%), Vorgaben zur Einhaltung der genannten Gesetze/Normen (z. B. Dienstleister muss Datenschutzkonzept vorlegen, ISO 27001 von Vorteil, Einhaltung DIN 66399 bei Vernichtung garantiert). Auch die gestellte Infrastruktur ist zu benennen: Wird z. B. vom Auftraggeber ein Raum und Geräte gestellt, oder muss der Dienstleister Geräte mitbringen? Häufig stellt die Organisation die Räumlichkeiten und Grundausstattung, während Personal vom Dienstleister kommt. In der Planung muss also festgelegt sein, was beschafft und was in Dienstleistung vergeben wird.

Falls keine Auslagerung, sondern interne Umsetzung erfolgt, könnte es dennoch Ausschreibungen für Gerätebeschaffung geben (Scanner, Frankierer, Software). Dann sind technische Spezifikationen zu formulieren. Hier zahlt sich die gründliche Ausführungsplanung aus, da genaue Anforderungen (z. B. Scanner: mindestens 40 Seiten/Min, Duplex, Netzwerkfähig, kompatibel mit DMS XY) schon beschrieben sind.

Überwachung und Abnahme: Ein oft unterschätzter Teil: Die besten Planungen nützen wenig, wenn sie nicht gelebt werden. Daher sollte man in Lph 5 bereits überlegen, wie man die Inbetriebnahme und Abnahme gestaltet.